Projektbeschreibungen verfassen: Das solltest du beachten

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Du möchtest, dass dein Projekt von Anfang an überzeugt? Dann solltest du eine Projektbeschreibung formulieren. Doch wie geht das genau?

In unserem Ratgeber erfährst du, warum ein klarer und präziser Aufbau wichtig ist und wie du alle beteiligten Personen begeisterst, Ressourcen effizient planst und dein Vorhaben zum Erfolg führst. Entdecke bewährte Methoden, Tipps und Tricks, um deine Ideen eindrucksvoll zu präsentieren. 

Was ist eine Projektbeschreibung? 

Eine Projektbeschreibung dient als detaillierte Darstellung eines geplanten Vorhabens. Sie entspringt der ursprünglichen Projektidee und dient als Informationsquelle für mögliche Auftraggeber:innen, Investor:innen und andere Entscheidungsträger:innen. In der Projektbeschreibung werden die Grundidee, der aktuelle Stand, die spezifischen Anforderungen, die beteiligten Akteure, die angestrebten Ziele, das Budget und weitere relevante Details dargelegt. Oftmals werden sowohl eine ausführliche als auch eine kompakte Version („One Pager“ bzw. „kurze Projektbeschreibung“) angefordert, um unterschiedlichen Informationsbedürfnissen gerecht zu werden.

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In welchen Situationen benötige ich ein Projektbeschreibung?

Eine Projektbeschreibung ist in vielen Situationen von entscheidender Bedeutung. Zu den typischen Szenarien, in denen das Erstellen einer Projektbeschreibung besonders wichtig ist, gehören:

1. Projektantrag: Wenn man die Finanzierung oder Genehmigung eines Projekts beantragt, benötigt man eine klare Projektbeschreibung, um potenzielle Geldgeber:innen oder Entscheidungsträger:innen von der Machbarkeit und dem Wert des Projekts zu überzeugen.
2. Teamorientierung: Zu Beginn eines Projekts hilft eine Beschreibung dem Team, den Umfang, die Ziele und die Erwartungen des Projekts zu verstehen. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
3. Kommunikation mit Stakeholdern: Stakeholder:innen, wie Kund:innen, Partner:innen oder Investor:innen, möchten oft den Fortschritt, die Ziele und den Umfang eines Projekts verstehen. Eine Projektbeschreibung bietet eine klare und verlässige Informationsquelle.
4. Ressourcenplanung: Eine Projektbeschreibung hilft, die benötigten Ressourcen, wie Zeit, Personal und Budget, effektiv zuzuweisen und zu planen.
5. Risikomanagement: Durch das Identifizieren von potenziellen Risiken und Herausforderungen in der Projektbeschreibung kann man proaktiv Lösungen entwickeln und Risiken minimieren.
6. Vertragsverhandlungen: Bei der Arbeit mit externen Partner:innen, Lieferant:innen oder Auftragnehmer:innen dient eine Projektbeschreibung oft als Grundlage für Vertragsverhandlungen, um sicherzustellen, dass alle Parteien wissen, worum es geht.
7. Projektbewertung: Nach Abschluss eines Projekts kann die ursprüngliche Beschreibung als Referenzpunkt dienen, um den Erfolg des Projekts zu bewerten und zu bestimmen, ob die festgelegten Ziele erreicht wurden.
8. Dokumentation für zukünftige Projekte: Archivierte Projektbeschreibungen können als wertvolle Ressource für zukünftige Projekte dienen, indem sie Best Practices, Erkenntnisse und Erfahrungen aus früheren Projekten bereitstellen.
9. Transparenz und Rechenschaftspflicht: Eine Projektbeschreibung stellt sicher, dass alle Beteiligten, einschließlich der Öffentlichkeit oder anderer externer Interessengruppen, über den Umfang und die Ziele eines Projekts informiert sind.

Insgesamt dient eine Projektbeschreibung als zentrales Kommunikationsmittel, das Klarheit, Richtung und Fokus für alle Beteiligten bietet und dazu beiträgt, Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden.

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Wie schreibt man eine Projektbeschreibung: Aufbau und Gliederung

Eine gut strukturierte Projektbeschreibung ermöglicht es den Leser:innen, schnell und effizient die wichtigsten Informationen über das Projekt zu erfassen. Für den korrekten Aufbau einer Projektbeschreibung empfiehlt sich folgende Struktur bzw. Gliederung:

1. Titel des Projekts: Ein prägnanter und aussagekräftiger Titel, der das Vorhaben auf den Punkt bringt.
2. Einleitung: Ein kurzer Überblick über das Projekt, der die Grundidee und den Zweck des Projekts vorstellt.
3. Ausgangslage/Problemstellung: Beschreibung des aktuellen Zustands oder des Problems, das das Projekt adressieren soll.
4. Zielsetzung: Klare und messbare Ziele, die mit dem Projekt erreicht werden sollen.
5. Projektumfang: Eine detaillierte Liste der Aufgaben, Funktionen oder Merkmale, die das Projekt umfassen wird.
6. Beteiligte/Stakeholder: Eine Liste der Hauptakteur:innen, die am Projekt beteiligt sind oder ein Interesse daran haben, einschließlich Auftraggeber:innen, Teammitgliedern, Endbenutzer:innen und anderen relevanten Parteien.
7. Ressourcen und Budget: Eine Übersicht über die benötigten Ressourcen, einschließlich Zeit, Personal, Ausrüstung und Finanzen. Dies sollte auch eine Budgetaufstellung enthalten.
8. Zeitplan: Ein detaillierter Zeitplan mit Phasen, Meilensteinen und wichtigen Terminen.
9. Methodik: Eine Beschreibung der Methoden, Techniken oder Ansätze, die im Projekt verwendet werden.
10. Risiken und Herausforderungen: Eine Bewertung potenzieller Risiken oder Hindernisse, die das Projekt beeinflussen könnten, und Vorschläge, wie diese angegangen werden könnten.
11. Erfolgskriterien: Klar definierte Kriterien, anhand derer der Erfolg des Projekts gemessen werden kann.
12. Abschluss und Übergabe: Ein Plan für den Abschluss des Projekts und die Übergabe der Ergebnisse oder Produkte an den bzw. die Auftraggeber:in oder die Endbenutzer.
13. Anhänge (falls zutreffend): Weitere Dokumente, Diagramme, Referenzen oder Ressourcen, die für das Verständnis des Projekts relevant sind.

💡Tipp von Accountable: Behalte immer im Hinterkopf, dass die Inhalte einer Projektbeschreibung und der genaue Aufbau variieren können – je nach Art des Projekts, der Branche und den spezifischen Anforderungen des bzw. der Auftraggebenden sind manche Teile vielleicht überflüssig oder bedürfen einer ausführlicheren Erläuterung. Es ist immer ratsam, die konkreten Rahmenbedingungen so umfassend wie möglich zu berücksichtigen, wenn du eine Projektbeschreibung erstellst.

Projektbeschreibung: Vorlage nehmen oder selbst erstellen?

Ob du eine Vorlage aus dem Internet verwendest oder eine eigene Projektbeschreibung verfasst, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile:

Vorlage aus dem Internet

Vorteile:

1. Zeitsparend: Eine Vorlage bietet eine vorgefertigte Struktur, die du ausfüllen kannst, was den Prozess beschleunigen kann.
2. Standardisiert: Viele Vorlagen folgen Branchenstandards oder bewährten Praktiken, was besonders nützlich sein kann, wenn du nicht sicher bist, wie du beginnen sollst.
3. Vollständigkeit: Eine Vorlage kann sicherstellen, dass du alle wichtigen Abschnitte und Informationen abdeckst.

Nachteile:

1. Nicht immer individuell: Vorlagen sind oft allgemein gehalten und passen möglicherweise nicht genau zu deinem spezifischen Projekt oder den Anforderungen des bzw. der Auftraggebenden.
2. Qualität variiert: Nicht alle im Internet verfügbaren Vorlagen für Projektbeschreibungen sind von hoher Qualität oder aktuell.
3. Mangelnde Originalität: Die Verwendung eines Vordrucks kann weniger persönlich oder einzigartig wirken.

Eigene Projektbeschreibung formulieren

Vorteile:

1. Maßgeschneidert: Du kannst die Beschreibung genau auf dein Projekt und die Bedürfnisse deines Auftraggebenden oder deiner Zielgruppe zuschneiden.
2. Persönlicher Touch: Eine selbst verfasste Beschreibung kann authentischer und persönlicher wirken.
3. Flexibilität: Du hast die Freiheit, den Inhalt der Projektbeschreibung und die Struktur nach Belieben zu gestalten.

Nachteile:

1. Zeitaufwändiger: Das Verfassen einer eigenen Beschreibung kann mehr Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn du von Grund auf neu beginnst.
2. Mögliche Lücken: Ohne Vorlage könntest du in der Projektbeschreibung wichtige Abschnitte oder Informationen übersehen.

💡Empfehlung von Accountable: Wenn du mit dem Prozess der Erstellung von Projektbeschreibungen vertraut bist oder spezifische Anforderungen hast, die nicht durch einen Standardvordruck abgedeckt werden, ist es oft besser, eine eigene Projektbeschreibung zu schreiben. Bist du jedoch unsicher, wie du bei der Erstellung vorgehen sollst, oder benötigst du schnell eine Struktur, kann ein Vordruck ein nützliches Werkzeug sein. In vielen Fällen ist es auch sinnvoll, einen Vordruck als Ausgangspunkt zu verwenden und ihn dann anzupassen, um ihn spezifischer und relevanter für dein Projekt zu machen.

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Projektbeschreibung: Beispiel für ein fiktives Projekt

Wie kann eine Projektbeschreibung konkret aussehen? Unser Beispiel basiert auf einem fiktiven Projekt zur Entwicklung einer mobilen App für ein Café:

Titel des Projekts: Mobile App für das „Café Morgenstern“

Einleitung: Entwicklung einer benutzerfreundlichen mobilen App für das „Café Morgenstern“, die Kunden ermöglicht, Menüs einzusehen, Bestellungen aufzugeben und Treuepunkte zu sammeln.

Ausgangslage/Problemstellung: Das „Café Morgenstern“ hat eine wachsende Kundenbasis, bietet jedoch keine digitale Plattform, um den Bestellprozess zu erleichtern und die Kundenbindung zu erhöhen.

Zielsetzung:

1. Erhöhung der Bestelleffizienz um 20 % durch digitale Bestellungen
2. Steigerung der Kundenbindung durch ein Treuepunkte-System
3. Erweiterung der Markenpräsenz durch eine moderne mobile App

Projektumfang:

• Menüansicht mit aktuellen Angeboten und Preisen
• Bestellfunktion mit integrierter Zahlungsoption
• Treuepunkte-System mit Benutzerkonto
• Push-Benachrichtigungen für Sonderangebote und Events

Beteiligte/Stakeholder:

• Cafébesitzer: Herr Müller (Projektsponsor)
• App-Entwicklerteam: XYZ Digital Solutions
• Café-Kunden: Endbenutzer der App

Ressourcen und Budget:

• Gesamtbudget: 10.000 €
• Entwicklerteam: 3 Personen (Designer, Entwickler, Tester)
• Zeitrahmen: 3 Monate

Zeitplan:

• Konzept und Design: 4 Wochen
• Entwicklung: 6 Wochen
• Testphase: 2 Wochen
• Launch: Ende des 3. Monats

Methodik: Agile Entwicklung mit wöchentlichen Sprints und regelmäßigem Feedback vom Cafébesitzer.

Risiken und Herausforderungen:

• Verzögerungen in der Entwicklung
• Mögliche technische Einschränkungen bei bestimmten Smartphone-Modellen
• Akzeptanz der App durch die Kunden

Erfolgskriterien:

• 500 App-Downloads im ersten Monat nach Launch
• 20 % der Bestellungen über die App im ersten Quartal
• Positive Kundenbewertungen (mindestens 4 von 5 Sternen)

Kommunikationsplan: Wöchentliche Meetings mit dem Cafébesitzer, monatliche Updates für das gesamte Café-Team.

Abschluss und Übergabe: Nach erfolgreicher Testphase wird die App im App Store und Google Play Store veröffentlicht. Eine Schulung für das Café-Personal wird organisiert, um Fragen zur App-Nutzung zu beantworten.

Anhänge:

• Mockups und Design-Entwürfe der App
• Technische Spezifikationen
• Feedback-Formular für die Testphase

Fazit: Projektbeschreibungen für Freelancer sehr sinnvoll

Als Freelancer:in ist eine präzise und gut strukturierte Projektbeschreibung dein Schlüssel zu einem erfolgreichen Projektstart. Sie bietet dir nicht nur eine klare Struktur und einen Leitfaden, sondern stellt auch sicher, dass du und der bzw. die Auftraggeber:in auf derselben Seite seid.

Durch eine detaillierte Beschreibung kannst du Missverständnisse vermeiden und klare Erwartungen setzen. Sie hilft dir auch dabei, Ressourcen effizient zu planen und potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren. Darüber hinaus stärkt eine professionelle Projektbeschreibung deine Glaubwürdigkeit und zeigt deinem Auftraggebenden, dass du dein Handwerk verstehst. 

Kurz gesagt, ist eine gut durchdachte Projektbeschreibung ein unverzichtbares Werkzeug in deinem Freelancer:innen-Werkzeugkasten, das dir hilft, deine Projekte reibungslos und erfolgreich zu managen.

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Autor:in - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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