Internationale Steuernummer: Selbstständig im EU-Handel

Erweiterst du deinen Handel ins Ausland oder gründest gerade ein eigenes Unternehmen, solltest du steuerliche Regeln beachten: Wenn du im europäischen Ausland mit Waren oder Dienstleistungen handelst, brauchst du in der Regel eine internationale Steuernummer.

Aber wozu genau benötigt man diese Nummer? Und was ist der Unterschied zwischen einer internationalen Steuernummer und der Steuer-Identifikationsnummer? In diesem Artikel erfährst du, was es mit der internationalen Steuernummer auf sich hat, wann sie für dich als Selbstständige:r relevant ist und wie du sie beantragen kannst.

Was ist eine internationale Steuernummer?

Wenn von der internationalen Steuernummer die Rede ist, dann ist damit die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) gemeint. Diese gehört zu den drei steuerlich relevanten Nummern, die bei dem Schritt in die Selbstständigkeit sehr wichtig sind: Steuernummer, Steuer-ID und Umsatzsteuer-ID. Alle Nummern dienen einem eigenen Zweck:

• Steuernummer: Die Steuernummer erhältst du mit Abgabe deiner ersten Steuererklärung oder zum Zeitpunkt der Anmeldung einer selbstständigen Tätigkeit. Das Finanzamt nutzt diese Nummer für organisatorische Abläufe. Sie ist beispielsweise bei Briefverkehr mit dem Finanzamt anzugeben. Deine Steuernummer kann sich zu bestimmten Anlässen verändern – etwa nach einem Umzug oder einer Heirat. Dann bekommst du vom zuständigen Amt eine neue Nummer zugeteilt.
• Steuer-Identifikationsnummer: Diese individuelle Nummer bekommst du in Deutschland bereits mit der Geburt zugewiesen. Sie bleibt dein Leben lang gleich und speichert relevante Daten zur Person. Gebraucht wird sie unter anderem, um ein Bankkonto zu eröffnen oder Kindergeld zu beantragen.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Die internationale Steuernummer betrifft Unternehmen und selbstständig Tätige, die mit Waren oder Dienstleistungen im europäischen Ausland handeln. Sie vereinfacht die Abwicklung von internationalen Geschäften und kennzeichnet jedes Unternehmen in der EU genau.

Während die Steuer-ID jeder privaten Person zugeteilt wird, sind Steuernummer und USt-ID insbesondere für Unternehmen und Selbstständige interessant. Als Selbstständige:r hast du mitunter also drei steuerlich relevante Nummern. Doch nicht jede Gründung erfordert eine internationale Steuernummer.

➡️Diese Steuernummern brauchst du!

Wer braucht eine internationale Steuernummer?

Die internationale Steuernummer ist auf den internationalen Handel ausgelegt. Wenn du mit deinem Unternehmen lediglich im Inland Handel betreibst, brauchst du demnach keine USt-ID. Dann reicht eine einfache Steuernummer. Machst du jedoch EU-weit Geschäfte und schreibst Rechnungen, ist eine Umsatzsteuer-ID gesetzlich verpflichtend, um Lieferungen von der Umsatzsteuer zu befreien. Generell ist die USt-ID dazu da, die Umsatzbesteuerung korrekt abzuwickeln.

Die Ausnahme: Vertreibst du Waren oder Dienstleistungen an Privatpersonen im Ausland, brauchst du nicht unbedingt eine USt-ID. Die Nummer ist demnach nur für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) innerhalb der EU erforderlich. Diese Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen in der EU bezeichnet man als innergemeinschaftliche oder grenzüberschreitende Lieferungen.

Auch Kleinunternehmer:innen stellen eine Ausnahme dar. Betreibst du ein Kleinunternehmen, kannst du zwar eine USt-ID beantragen, jedoch ist die internationale Steuernummer für Kleinunternehmer:innen nicht verpflichtend. Dabei handelt es sich um eine der Sonderregeln, die im Rahmen der Kleinunternehmerregelung greifen. Da du als Kleinunternehmer:in von der Umsatzsteuer befreit bist, musst du auch im internationalen Handel keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen.

Beachte jedoch folgende Besonderheit: Seit Juli 2021 sind Händler:innen, die auf Online-Plattformen verkaufen, dazu verpflichtet, eine internationale Steuernummer zu hinterlegen – das gilt auch für Kleinunternehmer:innen. Der Handel über einen eigenen Online-Shop ist davon hingegen nicht betroffen.

Du gründest ein Unternehmen und bist dir noch nicht sicher, ob es zu länderübergreifenden Geschäftsbeziehungen kommen wird? In dem Fall kannst du bei der Gründung dennoch eine USt-ID beantragen. So hast du es direkt erledigt und ersparst dir im Nachhinein womöglich Arbeit.

Was bringt mir die internationale Steuernummer?

Verfügst du über eine USt-ID, bist du als umsatzsteuerpflichtige:r Unternehmer:in auf dem europäischen Markt gekennzeichnet – so wirkst du professionell und vertrauenswürdig. Doch die internationale Steuernummer ermöglicht nicht nur eine klare Kennzeichnung deines Unternehmens. Dank der 2007 eingeführten USt-ID entfällt die doppelte Besteuerung, was den innereuropäischen Handel vereinfacht. So bietet sie dir bei der Abrechnung Vorteile.

Vor allem wirkt sie sich auf die umsatzsteuerliche Behandlung der innergemeinschaftlichen Geschäfte aus. Man spricht in diesem Zusammenhang vom Bestimmungslandprinzip oder vom sogenannten Reverse-Charge-Verfahren, zu Deutsch: Umkehrung der Steuerschuldnerschaft. Das bedeutet, dass nicht die Leistungserbringenden, sondern die Leistungsempfangenden die Umsatzsteuer entrichten.

Du stellst deiner ausländischen Kundschaft entsprechend keine Brutto- sondern eine Netto-Rechnung aus. Gleichzeitig bist du dazu verpflichtet, in der Rechnung auf die Steuerschuldnerschaft hinzuweisen. Der oder die Käufer:in führt die Steuern dann anhand der lokal geltenden Steuer-Richtlinien ab – die Besteuerung passiert so im Bestimmungsland. Ein Vorteil der wegfallenden Doppelbesteuerung ist, dass gerade junge Unternehmen sich einfacher im Ausland etablieren können.

Internationale Steuernummer prüfen

Die (internationale) Steuernummer gehört zu den Pflichtangaben auf der Rechnung, denn sie stellt sicher, dass Erwerbe durch das Finanzamt korrekt versteuert werden. Für eine angemessene Besteuerung musst du deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer somit auf Rechnungen angeben. Gleiches gilt für die zweite Vertragspartei – andernfalls ist der Kauf nicht von der Umsatzsteuer befreit. Wichtig ist daher, dass auch dein:e Geschäftspartner:in über eine gültige USt-ID verfügt.

Stelle das bereits vor Beginn einer Geschäftsbeziehung sicher. Um die internationale Steuernummer zu prüfen, kannst du dich an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) wenden. Per E-Mail, Online-Antrag oder Postweg kannst du eine qualifizierte Anfrage stellen und so kontrollieren, ob eine Steuernummer gültig und richtig ist.

Alternativ kannst du eine USt-ID online über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (Mias) der EU-Kommission abfragen. In jedem Fall solltest du vor Geschäften die jeweilige internationale Steuernummer abfragen und kontrollieren, denn du unterliegst als lieferndes Unternehmen einer Nachweispflicht. Stellt sich später heraus, dass eine Nummer ungültig war, können Steuernachzahlungen auf dich zukommen.

💡Tipp von Accountable: Anders als eine einfache Steuernummer musst du deine Umsatzsteuer-ID im Impressum deiner Unternehmens-Website angeben. Tust du das nicht, droht eine Abmahnung.

Wie bekomme ich eine internationale Steuernummer?

Grundsätzlich kann jede:r Selbstständige:r eine internationale Steuernummer beantragen. Wenn du als Selbstständige:r international agierst und eine Umsatzsteuer-ID benötigst, kannst du diese über verschiedene Wege entweder bei der Gründung oder im Nachhinein beim Finanzamt bzw. beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen.

Online-Antrag

Am einfachsten ist es, die USt-ID direkt im Zuge der Registrierung beim Finanzamt zu beantragen. Dazu setzt du beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung einfach ein Häkchen, mit dem du eine eigene Nummer anforderst. Das kostet nichts und erspart dir Zeit. Das Finanzamt leitet deinen Antrag für die Steuernummer an das Bundeszentralamt für Steuern weiter.

Alternativ kannst du per E-Mail oder über die Website des BZSt deine internationale Steuernummer online beantragen. Das geht auch noch nach erfolgter Unternehmensgründung. Egal, über welchen Weg: Die Nummer wird dir im Anschluss an den Antrag per Post mitgeteilt.

Schriftlicher Antrag

Statt eines Online-Antrags kannst du auch schriftlich deine USt-ID per Post beim BZSt beantragen. Achte darauf, dass der Antrag alle erforderlichen Angaben wie Name und Anschrift des Unternehmens, die aktuelle Steuernummer und das zuständige Finanzamt enthält.

Internationale Steuernummer als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer darfst du keine Vorsteuer ziehen. Wenn du als Kleinunternehmer ohne internationale Steuernummer wie eine Privatperson im europäischen Ausland einkaufst, musst du für die ausländische Umsatzsteuer aufkommen. Schließlich bist du laut Kleinunternehmerregelung nicht dazu berechtigt, steuerfreie Rechnungen ausgestellt zu bekommen.

Zwar bist du im Rahmen der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit, dennoch kannst du eine internationale Steuernummer beantragen. Dabei bleibt der Status als Kleinunternehmer erhalten. Prüfe dennoch vorher genau, ob es sich für dein Unternehmen lohnt – einmal angewendet, musst du die steuerlichen Konsequenzen tragen. Meist empfiehlt es sich aus finanzieller Sicht, keine USt-ID zu verwenden.

➡️ Mehr zum Reverse-Charge-Verfahren für Kleinunternehmer liest du hier.

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