L'export par e-mail est une autre façon d'envoyer les documents de vos clients vers votre logiciel de comptabilité. Il fonctionne à côté de la connexion API d'Accountable Connect.
Accountable envoie les documents par e-mail aux boîtes de réception de votre logiciel de comptabilité.
Chaque document est un fichier UBL, avec le PDF original intégré.
Idéal pour les logiciels sans connexion API (fiable).
Pas de mapping TVA ni de liaison de dossiers : vous configurez uniquement des adresses e-mail.
Par défaut par e-mail :
WinBooks
WinAuditor
Clearfacts
Sage BOB 50
Expert/M
Adsolut
Par défaut via API : Horus, Yuki, Exact Online, Octopus et Odoo. Vous pouvez passer à l'e-mail uniquement si le client est déjà connecté via l'API (voir point 6.1).
⚠️ Sage BOB 50, Adsolut et Expert/M n'ont pas de boîte de réception e-mail propre. Vous avez besoin d'un connecteur, comme Clearfacts. Ce connecteur peut avoir un coût supplémentaire et n'est pas inclus dans l'abonnement Accountable. Dans Accountable, vous indiquez les adresses e-mail du connecteur. |
⚠️ Clearfacts transfère vers Adsolut ou Expert/M ? Choisissez alors Adsolut ou Expert/M dans Accountable, et non Clearfacts. Ces logiciels ont besoin d'un autre format de fichier (UBL.BE). Si vous choisissez Clearfacts, les documents seront refusés dans votre logiciel de comptabilité, sans notification. |
Votre client est une entreprise belge.
Votre client est connecté à votre espace comptable.
Votre client a un abonnement payant. Non disponible pour les formules gratuites et Invoicing+.
La configuration se fait depuis Accountable pour les Comptables, dans l'application web.
Si nécessaire, attribuez au client une licence (seat) de votre cabinet, ou demandez-lui de mettre à niveau son abonnement.
La configuration se fait par client.
Accédez à votre liste de clients.
Cliquez sur l'icône de lien dans la colonne Accountable Connect.
Choisissez votre logiciel de comptabilité.
Créez une boîte de réception par journal, ou utilisez une seule adresse pour plusieurs journaux.
L'écran renvoie vers le guide de votre logiciel. Voir aussi le point 2.1.
Une faute de frappe dans le nom de domaine est signalée dès l'enregistrement.
Accountable ne peut pas vérifier si une adresse existe vraiment. Si elle n'existe pas, vous recevez une notification après votre export.
Dépenses : factures, reçus, notes de crédit
Revenus : factures, notes de crédit, recettes sans facture
Règles :
Chaque journal est envoyé vers une seule adresse.
Une même adresse peut servir pour plusieurs journaux.
Chaque journal d'une section doit avoir une adresse avant de pouvoir enregistrer.
Configurer uniquement les Dépenses est aussi possible.
Vous voyez un récapitulatif de l'endroit où arrivent les documents de votre client.
Le panneau d'export des Dépenses s'ouvre. Voir le point 3.
Logiciel | Comment | Guide |
WinBooks | Module Email To (Virtual Invoice). Une adresse par journal. Un coût par facture traitée est possible chez WinBooks. | |
WinAuditor | Créez une boîte de réception par journal et choisissez le format. WinAuditor génère l'adresse. | |
Yuki | Une adresse par administration ([email protected]). | |
Octopus | Utilisez l'adresse uid- du dossier ([email protected]). Ajoutez -A (achats) ou -V (ventes) pour séparer. | |
Exact Online | Une adresse par administration via Scan & Recognise. Une adresse par type de document est aussi possible. | / |
Odoo | Un alias e-mail par journal. | |
Horus | Horus crée une adresse par dossier. | / |
Clearfacts (aussi pour Sage BOB 50, Adsolut, Expert/M) | Utilisez l'adresse Clearfacts unique du dossier. | / |
Ouvrez le profil du client.
Accédez à Dépenses ou Revenus. Ils s'exportent séparément.
Cliquez sur Exporter en haut à droite.
Choisissez une période ou sélectionnez vous-même les documents.
Cliquez sur Exporter.
Bon à savoir :
Qu'est-ce qui est envoyé ? Uniquement les documents validés avec une pièce jointe.
Déjà exportés ? Par défaut, ils ne sont pas renvoyés. Vous pouvez les inclure via une option dans le panneau d'export.
Maximum : 1.000 documents par export.
Fréquence : uniquement manuelle. Les exports automatiques arrivent bientôt.
L'e-mail : est envoyé depuis une adresse no-reply d'Accountable. Les gros exports sont répartis sur plusieurs e-mails.
Historique : dans Exports passés, ces exports portent le badge EMAIL avec le nom de votre logiciel.
⚠️ Un e-mail confirme que les fichiers ont été envoyés, pas qu'ils ont été comptabilisés. Vérifiez donc toujours dans votre logiciel de comptabilité. |
Après votre premier export, Accountable vous demande si les documents sont bien arrivés dans votre logiciel. Répondez Oui, ou modifiez votre configuration.
Cette question revient si vous modifiez la configuration, si une adresse ne fonctionne pas, ou après environ 90 jours.
Vous recevez un e-mail de notre part uniquement en cas de problème. Aucun résumé n'est envoyé après un export réussi.
Une adresse est marquée "Non délivré"
L'adresse n'existe pas, ou la boîte de réception a refusé notre e-mail.
Les documents repassent en "non exporté".
Vous recevez un e-mail et un message dans le panneau d'export.
Les exports de cette section sont bloqués jusqu'à ce que vous corrigiez l'adresse.
Solution : corrigez l'adresse dans les paramètres du client et exportez à nouveau. Notre e-mail a été marqué comme spam ? Autorisez notre expéditeur dans votre boîte de réception et enregistrez à nouveau l'adresse.
Livraison non confirmée
Pas de confirmation dans les 72 heures ? Les documents repassent en "non exporté".
Ils sont automatiquement inclus dans votre prochain export.
Ne les exportez pas à nouveau entre-temps, sinon vous risquez des doublons.
Un document n'est pas inclus dans l'export
Vérifiez qu'il est validé et qu'il a une pièce jointe.
Déjà exporté ? Incluez-le via l'option dans le panneau d'export.
Fichier de plus de 7,5 MB
Ce fichier n'est pas envoyé par e-mail. Téléchargez-le et chargez-le manuellement dans votre logiciel de comptabilité.
Documents refusés dans Adsolut ou Expert/M
Vérifiez que vous avez choisi Adsolut ou Expert/M dans Accountable, et non Clearfacts.
Liste de clients : cliquez sur le logo de votre logiciel dans la colonne Accountable Connect. Vous pouvez y modifier les adresses e-mail ou passer à l'API.
Modifier une adresse : s'applique à partir de ce moment. Les exports précédents ne sont pas renvoyés vers la nouvelle adresse.
Paramètres du cabinet : une ligne par logiciel, par ex. "WinBooks (3 clients via e-mail)". Vous pouvez y voir les clients, modifier leurs paramètres, supprimer une connexion ou désactiver l'intégration.
Supprimer une connexion : les paramètres du client sont effacés. Une nouvelle connexion signifie une nouvelle configuration.
Pour Horus, Yuki, Exact Online, Octopus et Odoo. Utile si vous préférez traiter vous-même les documents dans votre logiciel, plutôt que de les comptabiliser directement.
Le client doit déjà être connecté via l'API.
Cliquez sur le logo dans la colonne Accountable Connect et choisissez la livraison par e-mail.
Les Dépenses et les Revenus passent ensemble à l'e-mail.
La connexion des transactions bancaires est perdue pour ce client.
Les documents déjà exportés ne sont pas renvoyés.
Vous pouvez revenir à l'API à tout moment.
Des questions ? Envoyez-nous un message via le chat.
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Author - Sophia Merzbach
Sophia has been a key member of the Accountable team for many years, bringing a unique blend of journalistic precision and in-depth tax expertise to her work.
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