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Add your first receipt

Written by: Sophia Merzbach

Updated on: December 29, 2025

Reading time: 2 minutes

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We designed Accountable so that it could serve as your primary repository to store all your paper receipts and invoices 🗂

Indeed, why use DropBox or Scanbot, when you could have an app that automatically categorises your receipt & tell you how much taxes you need to provision for the end of the year?

It is simple: we made it so that you can import receipts from a variety of sources.

You can import receipts from

  • Your phone camera, a quick scan and you're good to go;

  • Upload from your Gallery, the place where you probably stored older photos;

  • Upload PDFs from the services connected to your phone (e.g. DropBox, Drive, etc.);

  • Email, you can email us any document to expenses@accountable.eu (from your login email) and we'll import it in the app (no limit in the number of documents per email);

  • Our web version, from the Expenses tab, click "Add Expense" and simply drag and drop your documents (in .PDF or image format) in the screen in order to add them in the app.

What information do you actually extract from the receipt?

We extract the merchant, the date and the relevant amounts, as much as we can. Based on this data, we also assign accounting categories.

We are always working to improve our recognition algorithms, so feel free to let us know what we can do better.

Where are my documents stored? Is it safe? Can I access them easily?

All your documents are stored on our servers, physically located in France. They are backed-up on a daily basis.

You can access all your documents at any point in time by exporting your data to your email. You can use the export function from the 'Settings'.

Can I upload my receipts in batch and not one-by-one?

Not for the moment but you can do it in one batch e-mail. 

We are working on this experience as we know it is useful to catch up some delay in your admin.

If you have more questions regarding your receipts, we'd be happy to answer them in the chat here or via email on support@accountable.eu

Neues E-book über den Einstieg in die Selbstständigkeit

20 Kapitel knallhart recherchiert und vom Steuerprofi geprüft

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Sophia Author

Author - Sophia Merzbach

Sophia has been a key member of the Accountable team for many years, bringing a unique blend of journalistic precision and in-depth tax expertise to her work.

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Hear it straight from our users

Mir wurde sehr schnell und kompetent geholfen. Der Kontakt war super freundlich und zuvorkommend! Auch für eine weitere Rückfrage wurde sich mit viel Geduld die Zeit genommen, um mir den Sachverhalt detailliert zu erklären.

Christine Höhne

Die Erklärungen waren total plausibel und ich habe mich über die zeitnahe Antwort gefreut.

Lina Gertzmann

Ich bin immer sehr zufrieden mit euren Antworten, die auch immer innerhalb von 24 Stunden erfolgen.

Sandy Kratochwil

Der Umgangston ist super freundlich! Die Antworten kommen immer schnell und sind qualitativ echt gut und verständlich!

Benedikt Schönauer

Meine Erfahrungen mit Accountable sind bisher nur Positiv. Ich als Kleinunternehmer habe jetzt alles in einer App und es ist super easy zu handhaben. Meine Buchhaltung war noch nie so leicht. Ein mega Pluspunkt ist noch, dass man ein Kostenloses Geschäftskonto einrichten kann, welches direkt mit allen Buchhaltungsfunktionen verknüpft ist.

"Tim Friedrichs"

Mit Accountable habe ich meine Buchhaltung im Griff, kann easy meine Umsatzsteuervorauszahlungen einreichen und Rechnungen stellen. Die Steuer-Coaches helfen mir immer schnell, wenn ich mal eine Frage habe. Durch Accountable komme ich bisher locker ohne Steuerberater:in aus. Und wenn ich doch mal Bedarf habe, kann ich mir über Accountable ein/e Expert/in buchen. Alles in allem eine runde Sache. Ich habe Accountable schon oft weiterempfohlen. (Und ganz ehrlich, das Logo von Accountable ist ja wohl sowas von nice.)

Ute Mayer-Dohmen

immer bemüht alle Fragen und Probleme schnell zu klären.

Halil Ibrahim Baran

Arbeiten mit Accountable ist für mich sehr hilfreich und meinen Anliegen werden schnell bearbeitet. Eine der besten Entscheidungen die ich dieses Jahr getroffen haben.

"Hardy Thiele"

konkrete Antworten auf Fragen, gute Vorbereitung und Kommunikation untereinander, sehr gut!

Nils Ohlsen

Hallo Simon, bin Dankbar das ich Accountable benutzen darf. Ich brauche aber Bitte eine Antwort auf mein Anfragen ùber die Steuercoaches, dies dauert zu Lange gerade while ich dann warte sehr Lange auf eine Antwort obwohl ich in den Promax Version bin. Bitte daher um einen Antwort auf mein Anliegen gerade geht es um die EKSteurerklarung von 2024. Danke und einen schønen Tag noch. Freundlichen Grùssen aus Lùbeck, Stuart Brown

Stuart Brown