So funktioniert der Vorsteuerabzug für Freiberufler

Vorsteuerabzug und vorsteuerabzugsberechtigt – zwei Begriffe, die zunächst kompliziert klingen, jedoch durchaus Vorteile bieten. Freiberufler:innen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können sich die Umsatzsteuer vom Finanzamt erstatten lassen und somit spürbar Kosten sparen. Wir erklären, was dir der Vorsteuerabzug als Selbstständige:r bringt.

Was ist die Vorsteuer?

Um zu verstehen, worum es beim Vorsteuerabzug eigentlich geht, solltest du wissen, wofür „Vorsteuer“ steht. Bei der Vorsteuer handelt es sich um eine kontextbezogene Bezeichnung für Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer. Beide werden als Vorsteuer bezeichnet, wenn: 

oder 

Die Vorsteuer ist somit identisch zu der Mehrwert-/Umsatzsteuer, die du zahlst bzw. erhebst, bevor du etwas kaufst, verkaufst oder eine Dienstleistung erbringst.

Vorsteuer, Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer

Zum besseren Verständnis definieren wir die jeweilige Steuer je nach Kontext:

Zusammengefasst handelt es sich bei der Vorsteuer also um den von der eigenen Umsatzsteuerlast abziehbaren Betrag der Mehrwertsteuer.

Wer ist zum Vorsteuerabzug als Selbstständiger berechtigt?

Im Grunde sind alle Unternehmer:innen zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn Sie eine Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer von sieben oder 19 Prozent auf eigenen Rechnungen ausweisen müssen. Das ist der Fall, wenn die jährliche Umsatzgrenze und somit der Freibetrag nicht unterschritten werden (Stand November 2022: 22.000 Euro). Wenn du die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführst, kannst du sie dir als Vorsteuerabzug erstatten lassen. Welcher Umsatzsteuersatz zur Anwendung kommt, hängt von der Ware oder der Dienstleistung ab.

💡Tipp von Accountable: Der korrekte Mehrwert- und Umsatzsteuersatz wird automatisch in deine Rechnungen eingetragen, wenn du Accountable für die Rechnungserstellung verwendest!

Voraussetzungen für Vorsteuerabzug im Überblick

Folgende Voraussetzungen gelten für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug:

Wer ist nicht vorsteuerabzugsberechtigt?

Nach dem Prinzip „Vorsteuerabzug für Dummies“ lässt sich aus den Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug schlussfolgern, wer nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist. Alle gemäß Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreiten Unternehmer:innen haben keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Solange du unter dem umsatzsteuerfreien Jahresumsatz von 22.000 Euro (Stand: November 2022) bleibst, kommt ein Vorsteuerabzug nicht in Frage.

Folgende Ausnahmen gelten für die Vorsteuerabzugsberechtigung:

Auch wenn du als Kleinunternehmer:in nicht vorsteuerabzugsberechtigt bist, kannst du durch das Absetzen von Betriebsausgaben dennoch Kosten sparen. Alles, was du zu absetzbaren Betriebsausgaben wissen musst, findest du hier.

Vorsteuerabzugsberechtigung: Nachweis erbringen

Um deine Berechtigung zum Vorsteuerabzug zu erbringen, benötigst du bestimmte Nachweise. Hierzu dienen zur Vorlage eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer oder je nach Fall ein zollamtlicher Beleg. Abzugsfähige Vorsteuerbeträge werden in die Umsatzsteuervoranmeldung eingetragen, entsprechend verrechnet und vom Finanzamt erstattet.

💡Tipp von Accountable: Mit Accountable trägst du deine Einnahmen und Ausgaben ganz einfach in die Accountable-App ein und erstellst deine Umsatzsteuervoranmeldung automatisch.

Welche Berufsgruppen können den pauschalen Vorsteuerabzug nutzen?

Bestimmte Berufsgruppen bzw. Rechtsformen müssen keinen Nachweis für gezahlte Mehrwertsteuer erbringen. In diesem Fall gilt ein pauschaler Vorsteuerabzug ohne Rechnungsnachweis mit Umsatz-/Mehrwertsteuer. Der Pauschalprozentsatz hängt hierbei von der Berufsgruppe ab.

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

Mit einem pauschalen Abzug profitierst du im besten Fall von höheren Vorsteuerabzügen, als es mit Nachweisen der Fall wäre. Berechtigte Berufsgruppen inklusive Prozentsatz sind:

Wie lässt sich die Vorsteuer anmelden?

Die Vorsteuer darfst du abziehen, sobald du kostenpflichtige Leistungen aus geschäftlichen Gründen beansprucht und dir dafür eine Rechnung bzw. ein Bon mit Umsatzsteuer vorliegt. Um die Vorsteuer abzuziehen, nimmst du eine Vorsteuer- bzw. Umsatzsteuervoranmeldung, inklusive Eingangsrechnungen, elektronisch beim Finanzamt vor. In den ersten zwei Jahren der Gründung gilt hier die monatliche Voranmeldungspflicht. Als Frist für die Voranmeldung gilt der zehnte Tag des Folgemonats.

Um empfindliche Strafen bei Nichteinhalten der Frist zu vermeiden, lässt sich eine Dauerfristverlängerungen um einen Monat beantragen. Ab dem dritten Gründungsjahr verändert sich die Frist zur Voranmeldung jeweils nach Umsatz bzw. Vorsteuerabzug. Macht du im Vorjahr zum Beispiel unter 1.000 Euro Vorsteuerabzug geltend, so erfolgt die Anmeldung einmal jährlich per Steuererklärung. Bei einer Vorsteueranmeldung zwischen 1.000 und 7.500 Euro erfolgt eine vierteljährliche Anmeldung. Bei über 7.500 Euro Vorsteuer bleibt es bei der monatlichen Frist.

Wie viel lässt sich durch den Vorsteuerabzug sparen?

Um zu veranschaulichen, wie viel Geld du als Freiberufler mit dem Vorsteuerabzug einsparst, stellen wir dir ein Beispiel aus dem Bereich Lektorat vor:

Du kaufst dir als Büroausstattung ein großes Bücherregal. Die Rechnung beträgt 500 Euro mit ausgewiesener Umsatzsteuer zum Umsatzsteuersatz von 19 Prozent. Die Umsatzsteuer umfasst 95 Euro. Die Gesamtkosten betragen somit 595 Euro. Bei der Umsatzsteuervoranmeldung machst du 95 Euro als Vorsteuerabzug gültig, indem du Sie von deiner Umsatzsteuer abziehst. Zudem reichst du die entsprechende Eingangsrechnung als kopierten Nachweis mit der Umsatzsteuervoranmeldung ein.

Der Vorsteuerabzug macht sich vor allem bei hohen Eingangsrechnungen mit Rechnungsbeträgen von beispielsweise 5.000 Euro und 19 Prozent Umsatzsteuersatz bemerkbar. So kannst du dir in diesem Fall einen Vorsteuerbetrag von 950 Euro erstatten lassen. Hohe Eingangsrechnungen solltest du umgehend kopieren, aufbewahren und die ausgewiesene Vorsteuer abziehen.

Warum der Vorsteuerabzug von Vorteil ist

Wer den Vorsteuerabzug für Freiberufler beansprucht, profitiert automatisch von höherer Liquidität. Vor allem bei hohen unternehmensrelevanten Ausgaben und Investitionen erhältst du somit bedeutende Beträge zurück, die sich anderweitig nutzen lassen. Im Vergleich zum jährlichen Jahresabschluss und der zugehörigen Mehrwertsteuererstattung bietet der Vorsteuerabzug bei regelmäßigen Ausgaben eine deutliche und zeitnahe Entlastung. Auf diese Weise kannst du als Selbstständige:r Steuerrücklagen schaffen und auf mehr finanzielle Mittel zurückgreifen. 


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Sophia Merzbach, Content Marketing Manager und Copy Writer
Aktualisiert am

Sophia liebt es zu lesen und kreative Texte zu schreiben. Sie freut sich sehr, Teil des bunten Teams von Accountable zu sein und ist inzwischen ein richtiger Profi in Steuerfragen.
In ihrer Freizeit trifft man sie in der Boulderhalle, im Italienischkurs oder beim Entdecken ihrer Heimat Berlin.

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