Rechnungen auszustellen, das gehört zur Selbstständigkeit dazu. Schließlich sorgen erst deine Einnahmen dafür, dass du deiner Tätigkeit weiter nachgehen kannst.
Falsche oder fehlende Zahlungen? Die Rechnung korrigieren oder stornieren? Und was sind Rechtsfolgen fehlerhafter Rechnungen? Besser ist es, diese Sorgen kommen gar nicht erst auf. Wie du Fehler von Beginn an vermeiden kannst, erkläre wir dir.
Die häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung
Auch für das Anfertigen und Bearbeiten von Rechnungen gilt: Learning by doing. Gerade zu Beginn selbstständiger unternehmerischer Tätigkeiten kann eine mangelnde Erfahrung zu Fehlern bei der Rechnungsstellung führen. Die häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung von frischgebackenen Unternehmern:innen sind
- Das vergessene Rechnungsdatum
- Die doppelte Vergabe von Rechnungsnummern
- Die nicht fortlaufende Rechnungsnummer
- Die Preisgabe der Steueridentifikationsnummer satt der Steuernummer
- Die vergessene Steuernummer
- Die falsch berechnete Summe
- Die falsche Umsatzsteuer – z.B. 19 % statt 7 %
Zu deiner Info: Die Umsatzsteuer in Deutschland beträgt 19 %. Ein reduzierter Steuersatz von 7 % gilt für beispielsweise lebende Tiere, Tickets für Kultreinrichtungen und -veranstaltungen, Bücher, viele Lebensmittel und den Personennahverkehr. Es gibt auch Waren mit 0 % Umsatzsteuer, beispielsweise See- und Luftverkehr oder Versicherungen. Solche Regelungen können zusätzlich für Verwirrung sorgen. Gerade zu Beginn ist professionelle Unterstützung daher sinnvoll, bevor du Rechnungen korrigieren musst.
Organisation ist die beste Grundlage
Mit einer guten Organisation der Rechnungsunterlagen kannst du bereits einige Fehler bei der Rechnungsstellung vermeiden. Eine durchdachte Ablage ist hier der Schlüssel zum Erfolg. Ob digital oder analog: die Daten sollten sinnvoll, nachvollziehbar und nummerisch benannt sein. In passend betitelten Ordnern oder Fächern solltest du sie nach Aktualität ablegen, damit du auch Fristen nicht verpasst.
Beispielsweise wird eine Ausgangsrechnung mit offener Forderung (die Kundin oder der Kunde hat also noch nicht gezahlt) in ein Fach oder einen Ordner abgelegt, der bereits offene Ausgangsrechnung im Titel trägt. Geht das Geld ein, wird die Rechnung in einen Ordner oder ein Fach mit dem Bezahlt-Status verschoben. So unterstützt du zugleich die Buchhaltung.
Ein vergleichbares System kann für deine Ausgaben, also für Eingangsrechnungen angewendet werden. Hier ist vor allem auf die Wahrung von Fristen zu achten und diese bestenfalls in die Organisationsstruktur miteinzubauen. Je näher der Stichtag und damit das Ende der Zahlungsfrist, desto weiter oben im Stapel sollte die Rechnung liegen.
Fertiggestellte Vorgänge können von der Ablage in die Aufbewahrung wandern. Die Dokumente kannst du in entsprechend benannten Ordnern, gerne mit Jahreszahl und Themenfeld markiert, sammeln. Bis zum Ende gesetzlicher Aufbewahrungsfristen können sie dort verbleiben.
Um Fehlerquellen von Anfang an auszuschließen, findest du bei accountable einen Leitfaden mit allen wichtigen Infos zum Erstellen einer Rechnungsvorlage.
Tipp für Eilige: Mit unserer kostenlosen Rechnungshilfe erstellst du schnell und einfach deine professionelle Rechnung.
Für Kund:innen im Ausland sind möglicherweise gesonderte Regelungen bei der Rechnungsstellung zu beachten. Die nötigen Infos darüber haben wir dir in einem eigenen Artikel zu Rechnungen im Ausland zusammengefasst.
Fehler und ihre Folgen
Die unterschiedlichsten Fehler können sich einschleichen: Schreibfehler, Fehler in der Anschrift, Zahlendreher, inkorrekte Angaben. Nicht alle sind gravierend und die Folgen sind unterschiedlich. Einen Überblick über fehlerhafte Rechnungen und ihre Rechtsfolgen sind in der Tabelle zusammengefasst.
| Fehler | Folgen |
| Schreibfehler im Namen, Sinnhaftigkeit bleibt erhalten | Keine Nachteile, der Vorsteuerabzug bleibt erhalten |
|
Fehlende Pflichtangaben |
Eine Korrektur ist möglich. Die Daten müssen mit einem gesonderten Dokument in Bezug auf die Rechnung nachgereicht werden |
|
Falsche Rechnungsnummer |
Kann korrigiert werden |
|
Fehlende Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr. |
Der Vorsteuerabzug ist nur dann gegeben, wenn die Unternehmerin oder der Unternehmer den Fehler nicht erkennen konnte |
|
Falsche Steuernummer |
Eine Korrektur ist möglich. Erfolgt diese nicht, kann der Vorsteuerabzug verwehrt werden |
|
Unberechtigter Steuerausweis |
Die entsprechende Person ist den Betrag schuldig. Eine Korrektur kann nachträglich beim Finanzamt beantragt werden |
|
Reverse-Charge-Verfahren nicht ausgewiesen |
Der/die Rechnungssteller/in bleibt Steuerschuldner:in |
|
zu niedrige Umsatzsteuer |
Die Steuerlast liegt beim Rechnungsempfänger bzw. der Rechnungsempfängerin, er bzw. sie muss die Differenz ausgleichen |
|
zu hohe (Umsatz)Steuer |
Die Rechnungstellerin bzw. der Rechnungsteller kann den Mehrbetrag bei Rechnungsempfänger :in und Finanzamt berichtigen. Korrigiert sie bzw. er ihn nicht, muss sie bzw. er die Differenz auszahlen |
|
Falsche oder nicht existente Identität des Rechnungsstellers. Hinweis: Der Leistende muss immer eindeutig identifizierbar sein. |
Es ist kein Vorsteuerabzug möglich. |
|
Existenz des Rechnungsempfängers unklar |
Keine Korrektur möglich |
|
Fehlende Angabe von Waren- |
Korrektur möglich |
|
Rechenfehler |
Korrektur möglich |
Fehlerhafte Rechnung – was nun?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, mit einer fehlerhaften Rechnung umzugehen. In jedem Fall solltest du handeln, sobald der Fehler bemerkt wird. Entweder es muss eine Meldung an das Finanzamt erfolgen, wie beispielsweise bei einer abweichenden Höhe der Umsatzsteuer. Oder der bzw. die Rechnungsempfänger:in, muss informiert werden.
Die Kommunikation des Fehlers sollte rasch, ehrlich und höflich sein. Viele Kund:innen haben Verständnis für Fehler. Vielleicht kommt auch der Rechnungsempfangende auf dich als Unternehmer:in zu und reklamiert die fehlerhafte Rechnung. Als Arbeitsmittel zur Beseitigung des Fehlers gibt es die Rechnungskorrektur und die Stornierung der Rechnung. Ob du als Rechnungssteller:in die Rechnung korrigieren oder stornieren muss, hängt von ihrem Zahlstatus ab.
Die Rechnungskorrektur
Grundsätzlich darf nur der Rechnungssteller die Fehler auf einer Rechnung korrigieren. Eine vollständige Rechnungskorrektur umfasst die Berichtigung der eigenen Dokumente sowie der Rechnungsunterlagen, welche deinem Kunden vorliegen. Eine korrigierte Ausgangsrechnung ist unter der gleichen Rechnungsnummer zu verbuchen. Dem Rechnungsempfänger lässt du also eine solche Korrektur oder aber ein Schreiben mit Bezug auf die Rechnung zukommen. In diesem Schreiben musst du die Rechnungsnummer vermerken und die korrigierten Daten erfassen.
💡Wichtig: Die Rechnungskorrektur kann nur erfolgen, wenn die Rechnung noch nicht beglichen ist, also noch keine Zahlung getätigt und Eingänge verbucht wurden.
Die Stornorechnung
Eine Stornorechnung ist nichts anderes als eine Gutschrift. In ihr wird der Betrag der falschen Rechnung als Negativbetrag berechnet, also dem Rechnungsempfänger gutgeschrieben. Anschließend wird eine neue, korrigierte Rechnung an die Kundin bzw. den Kunden ausgestellt. Diese hat auch eine neue Rechnungsnummer. Wichtig: Die Stornorechnung kommt dann zum Zug, wenn die fehlerhafte Rechnung bereits beglichen wurde.
Die Verjährung der Rechnung
Neben Fehlern kann auch die Zeit eine Rechnung beeinflussen. Doch wann ist eine Rechnung ungültig? Die Verjährungsfrist für Rechnungen beträgt drei Jahre zum Ende des Kalenderjahres. Sonderfälle sind Reparaturen und Mängelbeseitigungen, hier tritt nach zwei Jahren die Verjährung ein. Ab dem Zeitpunkt der Verjährung sind die Rechnungen für den Schuldner oder die Schuldnerin nicht mehr bindend, er oder sie kann also die Zahlung verweigern. Dafür muss er oder sie per Leistungsverweigerungsrecht die Einrede der Verjährung gerichtlich geltend machen. Beharren Rechnungssteller:innen auf die Leistung, entscheidet letztlich das Gericht über die Gültigkeit oder Ungültigkeit der Rechnung.
Die grafische Gestaltung der Rechnung hat übrigens keinen Einfluss auf deren Gültigkeit.
