Spätestens seit dem Skandal der Panama Papers hat wohl jede:r schon mal etwas von den Cayman Islands und sogenannten Briefkastenfirmen gehört.
Hierbei gibt es zwar eine offizielle Geschäftsadresse, diese dient jedoch lediglich der Tarnung und bringt steuerliche Vorteile mit sich. Legal ist das nicht.
Doch gerade Start-ups bzw. Selbstständige können sich ein Büro oft nicht leisten. Dennoch kann es sinnvoll sein, eine (virtuelle) Geschäftsadresse zu mieten. Damit diese ladungsfähig und legal ist, gibt es ein paar Aspekte zu beachten. Erfahre das Wichtigste zum Thema Geschäftsadresse mieten.
Eine Geschäftsadresse mieten – das Wichtigste im Überblick
Du möchtest dein Business professionalisieren und eine Geschäftsadresse mieten? Die gute Nachricht vorweg: Es ist inzwischen relativ einfach, eine ladungsfähige bzw. virtuelle Geschäftsadresse zu mieten – bequem übers Internet.
Dafür ist kein Gang zu einem bestimmen Amt nötig. Du kannst die verschiedenen Anbieter bequem von zuhause aus recherchieren und miteinander vergleichen.
Wenn du eine Geschäftsadresse mieten möchtest und dabei nicht auf deine private Anschrift zurückgreifen möchtest, hast du im Prinzip drei Möglichkeiten:
- Coworking Space bzw. Business-Center
- Virtuelles Büro als Firmenadresse
- Klassisches Büro
Mit einer repräsentativen Geschäftsadresse schaffst du die Voraussetzungen, bei Kund:innen und Geschäftspartner:innen als professionell und seriös wahrgenommen zu werden.
Eine repräsentative Firmenadresse stärkt somit das Unternehmensimage, etwa dann, wenn man als kleines Start-up eine Geschäftsadresse in einem großen Business-Center mietet.
Darüber hinaus hat es auch weitere praktische Vorteile, eine Geschäftsadresse zu mieten. So schützt du deine Privatsphäre und sparst einiges an Kosten, die für die Anmietung eines klassischen Büros fällig werden.
Die Gründe, weshalb eine (virtuelle) Geschäftsadresse sinnvoll ist, im Überblick:
- Wettbewerbs- und Imagevorteil durch ortsungebundene Geschäftsadresse innerhalb eines renommierten Business-Centers bzw. Unternehmensviertels
- Seriöse und professionelle Außendarstellung (z. B. für Website, Visitenkarte und Pitches)
- Geringes Risiko, da monatlich kündbar
- Keine Büromiete bzw. teure Büroeinrichtung
- Schutz der Privatsphäre (Angabe der virtuellen Büroadresse statt der privaten Anschrift)
- Smartes Outsourcing: Virtual Office mit Sekretariats- und Postservice
- Für Handelsregistereinträge und/oder als reine Postadresse
Ladungsfähige bzw. virtuelle Geschäftsadresse mieten
Eine ladungsfähige Geschäftsadresse ist eine Anschrift, unter der ein Unternehmen rechtlich offizielle Post empfangen darf. Der Begriff „ladungsfähig“ entstammt dem juristischen Sprachgebrauch und meint die Adresse, über die Zeug:innen vor Gericht eingeladen werden können.
Die ladungsfähige Geschäftsadresse im Business-Kontext ist die ideale Lösung, wenn du deine private Adresse nicht öffentlich machen möchtest. In diesem Fall kann eine „ladungsfähige“ Anschrift als Geschäftsadresse genutzt werden. Wenn du eine virtuelle Geschäftsadresse mieten möchtest, brauchst du einen Dienstleistungsanbieter, an den du deine Bürotätigkeiten auslagern kannst.
Mit einer virtuellen Geschäftsadresse besitzt du eine repräsentative Anschrift für dein Business und kannst flexibel und ortsungebunden arbeiten.
Besonders Start-ups und junge Selbstständige profitieren davon, erst einmal nur eine virtuelle Geschäftsadresse zu mieten, statt sich mit kostenintensiven Büroräumen womöglich in Unkosten zu stürzen.
Der große Vorteil einer virtuellen Geschäftsadresse ist, dass es sich um eine ladungsfähige Firmenadresse handelt. Mit dem virtuellen Büro bekommst du eine kostengünstige Lösung, die keine Mitarbeiter:innen voraussetzt.
Deine Mails und Briefe werden sorgfältig vom geschulten Personal des Anbieters bearbeitet und auf Wunsch an jede beliebige Adresse weitergeleitet. Optional erreichen dich deine Kund:innen über eine geschäftliche Festnetznummer.
4 Schritte, um eine Geschäftsadresse zu mieten
Um eine Geschäftsadresse mieten zu können, musst du dich für einen der zahlreichen Anbieter und ein bestimmtes Leistungspaket entscheiden. Gehe dabei am besten wie folgt vor.
Schritt 1: Anbieter-Recherche
Vorab solltest du dich gewissenhaft mit den Marktanbietern auseinandersetzen und diese in Ruhe miteinander vergleichen. Achte beispielsweise darauf, dass dir verschiedene Vertragslaufzeiten angeboten werden, damit du maximal flexibel bleiben kannst. Insbesondere in der Gründungsphase ist das von großer Bedeutung.
Schritt 2: Beratungsgespräch / Buchungsanfrage stellen
Wenn du Schwierigkeiten hast dich zu entscheiden oder mehrere Anbieter in der engeren Auswahl sind, vereinbare im nächsten Schritt ein kostenloses Beratungsgespräch. In der Regel stellen fast alle Anbieter bereits einiges an Infomaterial bzgl. der verschiedenen Leistungspakete zur Verfügung. Aber sehr wahrscheinlich werden sich für dich und deinen individuellen Anwendungsfall weitere Fragen ergeben.
Wenn für dich hingegen alles klar ist, kannst du direkt eine unverbindliche Anfrage stellen. Je nach Anbieter wählst du hierfür ein spezifisches Leistungspaket oder sendest erst einmal eine allgemeine Buchungsanfrage. Jeder Anbieter handhabt dies anders.
Folgende Daten und Informationen brauchen die meisten Anbieter hierfür:
- Welches Produkt und welche Zusatzleistungen benötigt werden
- Firmenname
- Vor- und Nachname
- Aktuelle Adresse
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Ggf. weitere Angaben wie Branche/Tätigkeit und gewünschter Standort
Schritt 3: Kostenpflichtig Geschäftsadresse mieten
Bei manchen Anbietern kannst du die neue Geschäftsadresse sofort im Bestellprozess kostenpflichtig bestellen. Hierfür füllst du das digitale Bestellformular aus. Sofern du vorab keine unverbindliche Anfrage gestellt hast, gibst du nun die obigen Daten ein und wählst die weiteren Optionen aus.
Dazu gehören: Vertragsbeginn, monatliche oder jährliche Vertragslaufzeit und etwaige Zusatzleistungen.
Denn neben der repräsentativen Geschäftsadresse kannst du in der Regel Zusatzleistungen buchen. Dazu gehören zum Beispiel die Postweiterleitung und Paketannahme, eine eigene Telefonnummer, ein Scanservice und das Beschriften des gebuchten Briefkastens.
Schritt 4: Vertragsunterlagen unterschreiben
Nachdem du das ausgefüllte Formular abgeschickt hast und es vom Anbieter geprüft und angenommen wurde, musst du den abgeschlossenen Auftrag bestätigen. Ergo sendest du den Vertrag entweder digital oder schriftlich zurück. Manche Anbieter werben damit, dass die eingerichtete Geschäftsadresse sofort verfügbar ist.
Geschäftsadresse mieten: Welche Kosten entstehen?
Die Kosten für das legale Mieten einer Geschäftsadresse können je nach Anbieter, Standort und gewünschten Zusatzleistungen variieren. Grundsätzlich kannst du mit monatlichen Mietkosten im zwei- oder dreistelligen Bereich rechnen. Wenn du zum Beispiel lediglich eine virtuelle (ladungsfähige) Geschäftsadresse als Postanschrift mieten willst, kannst du diese bereits für unter 100 Euro erwerben.
Einige Anbieter erheben zusätzlich eine einmalige Einrichtungsgebühr, die zwischen 50 und 200 Euro liegen kann. Darüber hinaus musst du weitere Kosten für zusätzliche Leistungen wie Postweiterleitung, Anrufbeantwortung und Büronutzung einkalkulieren.
Prinzipiell sind Komplettpakete günstiger als variable Tarife, die zudem monatlich kündbar sind.
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