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Wie du Steuern sparen kannst, indem du deine betrieblichen Bewirtungsbelege richtig absetzt

Lesezeit 3 minuten

 

Für Selbständige gehört es zu einem gut funktionierenden Business einfach dazu, Geschäftspartner oder Kunden zum Essen einzuladen (= Bewirtung).

Egal, ob der Vertragsabschluss im feinen Restaurant oder das Meeting beim Italiener um die Ecke – Anlässe gibt es viele. Auf Dauer geht das aber ganz schön ins Geld. Die gute Nachricht: einen Großteil der betrieblichen Bewirtungskosten kannst du steuerlich geltend machen. Allerdings ist hier einiges zu beachten, denn das Finanzamt prüft bei der Abrechnung von Geschäftsessen sehr genau. Hier sollten keine Fehler passieren.  Im Folgenden erklären wir dir, wie das genau funktioniert.

Bewirtungskosten richtig absetzen

Die gesetzlichen Regelungen, Voraussetzungen und die Pflicht zur Dokumentation im Rahmen der Bewirtungskosten sind im Einkommenssteuergesetz in Paragraf 4 Absatz 5 Nummer 2 aufgelistet. 

Im einzelnen lauten sie

👌 Kosten, die du steuerlich geltend machen möchtest, müssen stets mit deiner Selbständigkeit (Unternehmen, Betrieb) in Zusammenhang stehen, also betriebsbedingter Natur sein bzw. einen geschäftlichen Anlass haben. Das Finanzamt geht sonst davon aus, dass eine Essenseinladung eher privat ist. Außerdem müssen die Kosten angemessen sein. Dies hängt unter anderem vom Berufsfeld, der Größe und dem Umsatz deines Unternehmens ab. Anders ausgedrückt: Achte darauf, dass deine Bewirtungsaufwendungen stets erklär- & nachvollziehbar sind. Es gibt Branchen, wie zum Beispiel selbständige Außendienstler, für die betriebsbedingte Termine und Meetings (also auch Bewirtungen) mit Kunden oder Geschäftspartnern von essentieller Bedeutung sind.  Lädst du also Kunden (Bestands- oder Neukunden) oder Geschäftspartner (Bestands- oder neue Kunden) aus betrieblichen Gründen zum Essen ein, zählen die anfallenden Kosten zu den Betriebsausgaben. 

 

🍕 Bewirtungskosten (inklusive Trinkgeld, Park- & Garderobengebühr) kannst du als Gastgeber/Bewirtender zu 70 Prozent von der Steuer absetzen. Die restlichen 30 Prozent der Kosten sind nicht absetzbar, denn das Gesetz definiert diesen Teil der Kosten grundsätzlich als privat. Die Begründung: “Der Bewirtende spart durch den Restaurantbesuch private Kosten für den eigenen Haushalt. Schließlich isst er ja mit.” Bei eigenen Mitarbeitern kannst du eine Restaurantrechnung voll ansetzen. Als Gastgeber hast du zudem bei jeder Bewirtung eine Dokumentations- und Nachweispflicht. 

🎊 Die in der Bewirtungsrechnung enthaltene Umsatzsteuer lässt sich in voller Höhe als Vorsteuer geltend machen, das heißt sie ist voll abzugsfähig. Der Mehrwertsteuersatz bei im Restaurant verzehrten Speisen beträgt in der Regel 19 Prozent.

Aber: Im Juli 2020 treten einige, zeitlich begrenzte Änderungen in Kraft: Erstens wird in der Gastronomie der Mehrwert-Steuersatz für nach dem 30.6.2020 und vor dem 1.7.2021 erbrachte Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen mit Ausnahme der Abgabe von Getränken (alkoholisch & alkoholfrei) von 19 auf 7 Prozent abgesenkt (USt-Gesetz §12 Abs. 2). Voraussetzung: die Speisen werden im Restaurant verzehrt. Bei Take away, Lieferdiensten oder Imbiss-Ständen gilt seit jeher der reduzierte Satz von 7 % auf Speisen, 19 % auf Getränke. Zweitens kommt ab dem 1. Juli 2020 auch die generelle Senkung der Mehrwertsteuer von 19 auf 16 Prozent, sowie von 7 auf 5 Prozent (ermäßigter Satz) zum Tragen (gilt voraussichtlich bis Ende des Jahres). Für Gastronomen bedeutet das: Von 1.7. bis 31.12.2020 gilt der Steuersatz von 5 %, ab dem 1.1. bis 30.6.2021 dann 7 %. Für dich als Selbständigen bedeutet das natürlich, dass sich der abzugsfähige Vorsteuersatz auf Bewirtungskosten ebenfalls verringert (auch hier die Termine vormerken).

💰 Apropos Trinkgeld: sicher ist sicher. Lasse dir vom Kellner auf dem Beleg das empfangene Trinkgeld bestätigen. 

⚠️. Bei Betriebsveranstaltungen kannst du als selbständiger Unternehmer mit Angestellten von Freibeträgen profitieren. Ausgaben von 110 Euro pro Mitarbeiter sind steuerfrei. 

  • Für deine Steuererklärung benötigst du einen maschinellen Beleg (=Bewirtungsbeleg) der Gaststätte. Eine allgemeine Quittung über „Speisen und Getränke“ reicht nicht. 

 

👌 Um bei den Bewirtungskosten stets den Überblick zu behalten und Schwierigkeiten mit dem Finanzamt von vorne herein zu vermeiden – mit der Accountable App erhältst du automatisch einen Hinweis, ob du den angemessenen Betrag überschreitest oder ob du noch weitere Bewirtungen machen kannst.

Folgende Angaben müssen auf dem maschinellen Bewirtungsbeleg enthalten sein

  • Auflistung aller Speisen und Getränke mit Einzel- und Gesamtpreisen
  • genaue Angabe des Bewirtungsanlasses und die bewirteten Personen mit Namen
  • Name, Datum und Unterschrift des Bewirtenden
  • die enthaltene Mehrwertsteuer mit angewendetem Steuersatz
  • fehlt der maschinelle Beleg, musst du die Angaben schriftlich festhalten

Übrigens, lediglich mit “Geschäftsessen” oder “Projektbesprechung” titulierte Anlässe erkennt das Finanzamt meist nicht an. Ein Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang muss klar ersichtlich sein.  Empfehlenswert ist die Nennung und die konkrete Erklärung des geschäftlichen Zwecks bzw. Anlasses. Allerdings verhält sich das Finanzamt bei den Dokumentations- und Nachweispflichten bei Rechnungsbeträgen bis 150 Euro in der Regel etwas nachsichtiger. 

Aber allein der Grundsatz – wenn nur eine der erforderlichen Angaben fehlt, wird das Finanzamt Bewirtungskosten nicht anerkennen – zeigt die Dringlichkeit alle Angaben korrekt zu machen. 

Gut zu wissen: Verkostungen oder Produkttestungen können im Gegensatz zu den Bewirtungskosten in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden. Auch betriebsbedingte Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner können steuerlich als Betriebsausgabe angerechnet werden.  Anders bei Einladungen in deinem Zuhause: Diese Bewirtungskosten kannst du steuerlich nicht geltend machen. Das zählt nämlich als Privatvergnügen – auch wenn es sich um Kunden oder Geschäftspartner handelt. 

 

👌 Tipp von Accountable: Wenn du dich übrigens detaillierter darüber informieren möchtest, welche Ausgaben du neben den Bewirtungskosten noch steuerlich geltend machen kannst, schaue mal in unsere Steuer-Suchmaschine „Kann ich das absetzten?“  

Gastronomen aufgepasst: Termine zu den Steueränderungen unbedingt vormerken und daran denken, das elektronische Kassensystem entsprechend neu zu programmieren. 

 

Tino Keller, Geschäftsführer & Gründer von Accountable Germany
Tino Keller, Geschäftsführer & Gründer von Accountable Germany

Tino hat bereits zwei Unternehmen aufgebaut und kennt daher die Herausforderungen für Selbständige aus erster Hand. Mit Accountable will das Thema Steuern lösen.
Ansonsten freut sich Tino über die gelegentlichen Siege des 1. FC Köln und genießt gerne ein schönes Asado mit einem Glas Malbec im Kreis von Familie und Freunden.

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