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Was darf auf keiner Eingangsrechnung fehlen?

Lesezeit 3 minuten

Das Verbuchen und Aufbewahren von sogenannten Eingangsrechnungen gehört für viele Selbstständige zur täglichen Arbeit und ist ein wichtiger Bestandteil der eigenen Buchführung.  Dabei muss die Rechnung jedoch unbedingt vollständig sein und alle vorgeschriebenen Bestandteile beinhalten, um offiziell als Eingangsrechnungen verbucht werden zu können. 

In diesem Artikel erfährst du, was auf keiner Eingangsrechnungen fehlen darf, wie lange du deine Belege aufbewahren musst und wie du dir die dabei gezahlte Umsatzsteuer wieder zurückholen kannst. 

Was ist eine Eingangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung bezeichnet jede Rechnung, die an dich gestellt wird. Das kann der Beleg für einen Restaurantbesuch mit deinem Kunden sein oder auch die Rechnung für eine neue Betriebsausgabe wie beispielsweise einen Computer oder ein neues Handy. 

Dem gegenüber stehen die sogenannten Ausgangsrechnungen. Hier stellst du deinen Kunden deine geleisteten Services oder verkauften Produkte in Rechnung. 

Eingangsrechnungen und die Umsatzsteuer 

Wenn der Rechnungssteller der Eingangsrechnung darauf Umsatzsteuer ausweist, kannst du dir die gezahlte Vorsteuer wieder zurückholen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass du selbst auch Umsatzsteuer zahlst und nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch gemacht hast.

Die Kleinunternehmerregelung befreit Selbstständige von der Zahlung und Ausweisung der Umsatzsteuer, sofern ihr Jahreseinkommen die Grenze von 22.000€ im ersten sowie 50.000€ im zweiten Jahr nicht überschreitet. 

Trifft dies nicht auf dich zu, so musst du auf deinen Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer ausweisen und sie je nach Festlegung der für dich zuständigen Behörde monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt abführen. 

Das Gute daran ist, dass du dir gleichzeitig auch die von dir für betriebliche Ausgaben gezahlte Umsatzsteuer zurückholen kannst. Die Summe deiner gezahlten Vorsteuerbeträge trägst du dafür einfach in der Umsatzsteuervoranmeldung ein. 

Natürlich kannst du aber nicht einfach so behaupten, eine Ausgabe getätigt zu haben, sondern musst sie anhand von entsprechenden Eingangsrechnungen auch belegen können. 

Eingangsrechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden

Nachdem du deine Eingangsrechnungen verbucht hast, bist du gesetzlich dazu verpflichtet, die entsprechenden Belege über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzuheben. So kannst du auch bei späteren eventuellen Rückfragen von den Finanzbehörden ganz eindeutig beweisen, wofür du die Umsatzsteuer bezahlt und zurückverlangt hast.

Fehlende Rechnungen können Konsequenzen für dich und dein Unternehmen haben. Und auch fehlerhafte Eingangsrechnungen, bei denen zum Beispiel eine Pflichtangabe nicht vermerkt ist, können zu Nachzahlungen an das Finanzamt führen. 

Deswegen solltest du sowohl deine eigenen als auch alle deine Eingangsrechnungen stets auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfen. 

💡 Tipp von Accountable: In unserer App kannst du ganz einfach ein Foto von deinen Eingangsrechnungen machen und so eine Zahlung verbuchen. Dadurch hast du alle deine Belege digital auch Jahre später noch an einem Ort.

Das muss eine Eingangsrechnung beinhalten

Damit eine Rechnung offiziell ist und dir als Eingangsrechnung einen umsatzsteuerlichen Vorteil bringen kann, muss sie gewisse Pflichtangaben enthalten.

Zu diesen Pflichtbestandteilen gehören:

  • Der vollständige Name und die Adresse des Rechnungsstellers sowie des Empfängers
  • Eine eindeutige Rechnungsnummer
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Die Menge und die Art der gelieferten Waren oder Services
  • Der Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Zeitraum der Dienstleistung
  • Die Summe der Rechnung
  • Der anzuwendende Steuersatz (Regelsteuersatz 19%, reduzierter Steuersatz 7%)
  • Eventuell zutreffende Rabatte
  • Die gültige Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer von Rechnungssteller und EmpfängerÜber unsere App kannst du deine Eingangsrechnungen als Foto hochladen oder Ausgaben manuell eintragen. Dabei wird automatisch der richtige Umsatzsteuer-Satz für dich berechnet.

Tipps zum Buchen von Eingangsrechnungen

Wer monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben muss, beschäftigt sich regelmäßig mit dem Thema Buchhaltung. Das kostet Zeit und leider oft auch ein paar Nerven, wenn sich zum Beispiel eine Rechnung nicht mehr nachvollziehen lässt.

Diesem Problem kannst du ganz einfach vorbeugen, indem du direkt nach Erhalt der Eingangsrechnungen darauf den Grund der Anschaffung vermerkst. Dadurch hast du nicht nur einen guten Überblick über deine betrieblichen Ausgaben, sondern kannst bei eventuellen Nachfragen vom Finanzamt eindeutig belegen, wofür die Kosten angefallen sind.

Eine Ausnahme stellen dabei Ausgaben dar, die sich nicht so einfach in private oder berufliche Nutzung aufteilen lassen. Das ist zum Beispiel oft bei Reisekosten der Fall oder auch bei der Nutzung eines Telefons für private sowie betriebliche Zwecke.

In diesem Falle musst du eine Aufteilung in abziehbare und nicht abziehbare Beträge vornehmen und diese bestenfalls mit einer klaren Auflistung belegen. 

Welche Steuerzahlungen du dir wieder zurückholen kannst, variiert je nach Ausgabe und Tätigkeitsbereich. Wenn du dir bei einer Eingangsrechnung nicht sicher bist, kannst du ganz einfach die Ausgabensuche auf unserer Website nutzen. Hier kannst du deine Ausgaben eingeben und erfährst mit einem Klick, ob du sie als Geschäftsausgabe absetzen kannst oder nicht.

💡 Tipp von Accountable: Wenn du Rechnungen in Accountable hochlädst, Außerdem kannst du auf jeder Eingangsrechnung vermerken, zu wie viel Prozent der Betrag in die Kategorie der beruflichen Nutzung fällt.

Tino Keller, Geschäftsführer & Gründer von Accountable Germany
Tino Keller, Geschäftsführer & Gründer von Accountable Germany

Tino hat bereits zwei Unternehmen aufgebaut und kennt daher die Herausforderungen für Selbständige aus erster Hand. Mit Accountable will das Thema Steuern lösen.
Ansonsten freut sich Tino über die gelegentlichen Siege des 1. FC Köln und genießt gerne ein schönes Asado mit einem Glas Malbec im Kreis von Familie und Freunden.

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