Gerade selbstständig gemacht? Die 9 wichtigsten Steuertipps für Freelancer und Selbstständige

Selbstständige müssen sich selbst um Steuern und Buchhaltung kümmern. Um dir die Sache etwas zu erleichtern, haben wir unseren Partner-Steuerberater Andreas Reichert gebeten, uns die Tipps zu geben, die er am wichtigsten hält, wenn man sich gerade selbstständig macht.

Andreas berät unser Accountable Team schon lange, so dass wir unsere Steuerlösung für Selbstständige so vollständig und verständlich wie möglich machen können. Hier sind seine 9 wichtigsten Steuertipps: 

1. Steuertipp: Effiziente Buchführung von Anfang an

Viele Unternehmer:innen denken beim Start erst einmal an ihr Business. Die Buchhaltung kommt später. Wenn Belege überhaupt gesammelt werden, dann in Schuhkartons oder Plastikfolien. Das ist nicht zu empfehlen! Du verlierst viel Geld und Zeit. Also mache es dir einfach und schiebe die Buchhaltung nicht auf, sondern erledige es sofort. Schnell und effizient ist es, von Anfang an systematisch und diszipliniert vorzugehen. Hier eine Lösung für den klassischen Papierweg.

Buchführung mit Papier: Rechnungs- und Belegmanagement für Selbstständige

Erstelle einen Ordner mit vier Bereichen:

1. Unbezahlte Rechnungen an Kunden: Sobald du eine Rechnung an einen Kunden versendet hast, lege diese hier ab. (Du kannst diese kostenlose Rechnungsvorlage oder das Accountable Steuerprogramm nutzen)
2. Bezahlte Rechnungen an Kunden: Hat ein Kunde bezahlt, hefte die Rechnung um in diese Kategorie. Notiere das Zahlungsdatum auf der Rechnung.
3. Belege und Eingangsrechnungen: Du musst alle Aufwendungen belegen. Lege diese Belege hier ab und werfe einen prüfenden Blick darauf. Kann man den Beleg noch in einem Jahr lesen? Ist der Beleg selbsterklärend? Wenn nein, mache eine Kopie oder erfasse eine Notiz.
4. Bankauszüge: Nicht alle Rechnungen erhältst du automatisch. Prüfe am Ende des Monats anhand der Kontoauszüge, ob du nichts vergessen hast.

Digitale Buchführung: Die einfachste Buchführung für Selbstständige

Den Papierweg kannst du natürlich auch digital beschreiten. Inzwischen gibt es viele Buchhaltungsprogramme, die dir die Arbeit deutlich erleichtern.

Zwar musst du ale Belege im Original (also z. B. in Papierform oder als E-Mail mit dem Rechnungsanhang) aufbewahren, doch nimmt dir eine Steuersoftware einen großen Teil der Arbeit ab und verhindert, dass du Fehler machst.

➡️ Buchhaltung für Selbstständige: Grundlagen, Möglichkeiten und hilfreiche Tipps

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💡 Tipp von Accountable: Mit dem Steuerprogramm von Accountable geht das ganze noch viel einfacher und komplett digital. Einfach Rechnungen per App oder Web-Version erstellen und Quittungen sofort scannen. 

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 2. Steuertipp: Clever Kosten absetzen für maximale Ersparnis

Als Selbständige:r musst du dich um vieles selbst kümmern. Gleichzeitig hast du aber auch mehr Möglichkeiten Steuern zu sparen. 

Vorsteuer: Das ist die Umsatzsteuer, die dir in Rechnung gestellt wird. Und die bekommst du als normale:r Selbstständige:r vom Finanzamt zurück. Hier gibt es natürlich Ausnahmen. Kleinunternehmern wird die Vorsteuer z. B. nicht erstattet.

Einkommensteuer, Soli & Gewerbesteuer: Diese Steuern hängen von der Höhe deines Gewinns ab. Je höher der Gewinn, desto höher der Steuersatz. Je mehr du also verdienst, desto weniger bleibt am Ende übrig, zumindest prozentual gesehen. Aber das kann man nutzen und mit Betriebsausgaben jede Menge Geld sparen. 

Beispiel: Marie arbeitet als Designerin und hat einen Gewinn von 40.000 Euro jährlich (Grenzsteuersatz: 40%). Sie kauft sich eine Kamera für 500 Euro. Das bekommt sie von der Steuer zurück:

Umsatzsteuer 80 Euro + Einkommensteuer und Soli 168 Euro + Steuervorteil 248 Euro

Als Selbständige:r gibt es eine ganze Reihe geschäftlicher Kosten, die du steuerlich geltend machen kannst (und solltest). Niemand hat immer alle Detail-Regeln zu Steuern im Kopf, daher haben wir in der Accountable App die gesamten Steuerregeln hinterlegt. So bekommst du zu jeder Ausgabe den passenden Steuertipp zeitnah serviert und ärgerst dich nicht am Ende des Jahres über verpasste Steuersparpotentiale.

💡Tipp von Accountable: Du kannst auch in unserer kostenlosen “Steuerspar-Suchmaschine” direkt nach den Ausgaben suchen, die dich interessieren.

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  3. Steuertipp: Home Office optimal nutzen und absetzen

Die Regel zur Home-Office-Pauschale wurde fortgeführt und noch verbessert. Ab 2023 kannst du maximal 1260€ absetzen . 

Hast du ein festes Arbeitszimmer zuhause, kannst du die Kosten anteilig zur Gesamtwohnfläche absetzen. Aber nicht jede:r kann das Arbeitszimmer steuerlich geltend machen, denn die weiteren Voraussetzungen sind steinig:

• Es muss sich um einen abschließbaren Raum handeln. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer geht also nicht.
• Der Raum muss fast ausschließlich beruflich genutzt werden. Eine Schlafcouch ist da schon ein Problem.
• Das Arbeitszimmer muss der Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit sein. Ansonsten sind die Kosten nur bis zu 1.250 Euro im Jahr abziehbar – und auch nur dann, wenn für eine bestimmte Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz genutzt werden kann. Sobald du im Co-Working arbeitest, sind Kosten für ein Home Office also nicht abziehbar. Oder?

Und nun drei Tipps, die du vielleicht noch nicht kanntest:

• Auch wenn du einen Schreibtisch im Co-Working nutzt, kannst du Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer bis 1.250 Euro im Jahr abziehen. Denn jede:r Selbständige hat vertrauliche Tätigkeiten, die man besser in den eigenen vier Wänden ausübt: Buchhaltung und Steuern.

• Die strengen Regeln zum häuslichen Arbeitszimmer gelten tatsächlich nur zu Hause. Ein externes Büro ist also abziehbar, wenn es beruflich genutzt wird. Dabei muss das externe Arbeitszimmer noch nicht einmal weit von der Wohnung entfernt sein. Ein Büro im Nachbarhaus ist okay.

• Übst du einen kreativen Beruf aus? Ein Studio in deiner Wohnung (z. B. für Fotoshootings) kannst du steuerlich absetzen. Denn ein Studio gilt nicht als Arbeitszimmer.

➡️ 15 Geschäftsideen für die Selbstständigkeit: So kannst du dich selbstständig machen

4. Steuertipp: Arbeitsmittel clever abschreiben und sparen

• Du hast keinen extra Raum für dein Home Office? Deine Arbeitseinrichtung ist trotzdem absetzbar! Arbeitsmittel wie Computer, Schreibtisch, Regale oder Bürostuhl können auch dann abgezogen werden, wenn sich die Arbeitsmittel in deiner Wohnung befinden.

• Ein Arbeitsmittel, das ohne Umsatzsteuer höchstens 952 Euro kostet, kannst du im Anschaffungsjahr in voller Höhe absetzen. Zum Beispiel einen neunen Schreibtisch. Bei höheren Kosten musst du die Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer aufteilen.

5. Steuertipp: Weiterbildung steuerlich absetzen

• Kosten für die berufliche Weiterbildung sowie Trainings sind absetzbar, solange es dir hilft, Einkommen zu generieren.

• Arbeitest du als Expat in Deutschland? Der Deutschunterricht kann eine Geschäftsausgabe sein.

• Alle Kosten im Zusammenhang mit diesen Ausgaben sind abzugsfähig: Vergiss die damit verbundenen Reisekosten, Verpflegungsmehraufwendungen, etc. nicht.

6. Steuertipp: Verpflegungsmehraufwand nutzen

• Du bist mehr als 8 Stunden pro Tag bei Kunden vor Ort? Du kannst für Einsätze vor Ort beim Kunden, die länger als 8 Stunden dauern, den Verpflegungsmehraufwand als Pauschale geltend machen.

• Vergiss den steuerfreien Verpflegungsmehraufwand nicht, wenn du auf Geschäftsreisen bist. Für Reisen außerhalb Deutschlands gibt es Tagespauschalen von bis zu 62 EUR pro Tag (z.B. London).

7. Steuertipp: Smarte Ausgaben für Reisen & Bewirtungen

• Hast du eine Monatskarte für öffentliche Verkehrsmittel? Eine Monatskarte kannst du steuerlich absetzen, wenn dies unter dem Strich günstiger wäre als die Anzahl der Einzeltickets für geschäftliche Reisen (z.B. für Kundenbesuche).

• Das gleiche gilt auch für die Bahncard. Wenn du über das Jahr bei beruflichen Zugfahrten so viel durch die Bahncard sparst, dass sich der Kauf rentiert, dann ist der Anteil privater Fahrten irrelevant und die Bahncard voll abziehbar.

• Für Geschäftsessen in Restaurants, Hotels etc. dürfen nur 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist in voller Höhe als Vorsteuer abzugsfähig. Die Bewirtung in den eigenen vier Wänden ist nicht abzugsfähig.

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💡 Tipp von Accountable: Das Finanzamt achtet darauf, ob die Bewirtung angemessen ist. Diese Angemessenheit hängt auch von Größe, Umsatz und Gewinn des Unternehmens ab. Vereinfacht gesagt: Achte darauf, dass deine Bewirtungsaufwendungen plausibel sind. Ein Verkäufer im Außendienst hat sicher höhere Bewirtungsaufwendungen als ein Softwareentwickler. Aber auch ein Softwareentwickler kann seine Kollegen oder Geschäftspartner einladen und dadurch leichter weitere Aufträge erhalten.

In der Accountable App wirst du automatisch darauf hingewiesen, wenn du hier den angemessenen Betrag überschreitest oder ob du noch weitere Bewirtungen machen könntest.

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 8. Steuertipp: Steuervorauszahlungen im Blick behalten

Steuervorauszahlungen können sich zur Liquiditätsfalle entwickeln und im schlimmsten Fall zur Insolvenz.

Beispiel: Ben ist Softwareentwickler und seit 2022 selbständig. Er hat damals seine Steuernummer beantragt und erst einmal niedrige Einkünfte angegeben. Das hat auch soweit funktioniert und er musste nur sehr geringe Steuervorauszahlungen leisten. Allerdings hat sich das Business von Ben sehr gut entwickelt. Im Herbst 2023 kommt der Schock: Ben muss 10.000 Euro für 2022 zahlen und noch einmal 10.000 Euro als nachträgliche Vorauszahlung für 2023.

Diese oder ähnliche Situationen erleben Selbständige sehr häufig. Steigen die Einnahmen sehr stark an, erhöhen sich erst nach einer Weile die Steuervorauszahlungen. Man muss also selbst daran denken, Geld für die Steuern zurücklegen.

💡 Tipp von Accountable: Prüfe regelmäßig, wie sich die Einkünfte entwickeln und rechne dir die mögliche Steuernachzahlung aus. Januar ist ein guter Zeitpunkt, um sich das vergangene Jahr anzusehen. Sollte sich dann herausstellen, dass eine hohe Nachzahlung droht, hast du noch genug Zeit, Geld anzusparen. Denn die Steuererklärung muss (im Regelfall) erst bis zum 31.07. eingereicht werden. In Accountable siehst du zudem immer, wie viel Steuern du zahlen musst! 

9. Steuertipp: Altersvorsorge planen

Viele freuen sich über die Zahlungseingänge und denken nicht daran, dass man als Selbständige:r bzw. Freelancer:in auch selber für die eigene Altersvorsorge verantwortlich ist. Die Form ist grundsätzlich dir überlassen. Du solltest nur früh anfangen, etwas zu Seite zu legen. Steuerlich begünstigt sind zum Beispiel Rürup-Pläne. Aber vielleicht kannst du auch in die Künstlersozialkasse einzahlen und so sehr viel Geld sparen?

💡 Tipp: Informiere dich frühzeitig über deine Altersvorsorge. Die Beiträge, die erforderlich sind, um im Alter ohne Arbeit auszukommen, sind meistens höher als man denkt.  

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💡Accountable ist die Steuerlösung für Selbstständige. Lade dir die kostenlose App herunter oder erstelle dir direkt online einen Account. So hast du von Anfang an deine Buchhaltung und Steuerpflichten im Griff. Unser Team hilft dir zudem jederzeit persönlich im Chat!