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Die 9 wichtigsten Steuer-Tipps für Freelancer – Unser Ratgeber für Selbständige

Lesezeit 6 minuten

Im Rahmen des Deutschland-Starts von Accountable haben wir eine Vielzahl von Workshops und Webinaren gegeben. Vielen Dank an unsere Freunde von Factory Berlin, WeWork, St. Oberholz, Mindspace, Rent24, Allianz F200, Malt und Codecontrol, die uns dieses Forum ermöglicht haben. Ihr seid tolle Gastgeber!

Das Feedback der Teilnehmer war durchweg positiv. Wir konnten viele Fragen direkt im Dialog beantworten. Weil es sehr viele Informationen waren, fassen wir hier die neun wichtigsten Tipps für Selbständige zusammen: 

1. Achte darauf, dass du von Anfang an alles richtig machst

Viele Unternehmer denken beim Start erst einmal an ihr Business. Die Buchhaltung kommt später. Wenn Belege überhaupt gesammelt werden, dann in Schuhkartons oder Plastikfolien. Mach das nicht! Du verlierst viel Geld und Zeit.

Schnell und effizient ist es, von Anfang an systematisch und diszipliniert vorzugehen. Hier eine Lösung für den klassischen Papierweg.

Erstelle einen Ordner mit vier Bereichen:

  1. Unbezahlte Rechnungen an Kunden: Sobald du eine Rechnung an einen Kunden versendet hast, lege diese hier ab. (Du kannst diese kostenlose Rechnungsvorlage nutzen)
  2. Bezahlte Rechnungen an Kunden: Hat ein Kunde bezahlt, hefte die Rechnung um in diese Kategorie. Notiere das Zahlungsdatum auf der Rechnung.
  3. Belege und Eingangsrechnungen: Du musst alle Aufwendungen belegen. Lege diese Belege hier ab und werfe einen prüfenden Blick darauf. Kann man den Beleg noch in einem Jahr lesen? Ist der Beleg selbsterklärend? Wenn nein, mache eine Kopie oder erfasse eine Notiz.
  4. Bankauszüge: Nicht alle Rechnungen erhältst du automatisch. Prüfe am Ende des Monats anhand der Kontoauszüge, ob du nichts vergessen hast.

💡 Tipp: Mach es dir einfach und hefte Belege immer oben auf in die jeweilige Kategorie. Und: Schiebe es nicht auf, sondern mach es sofort.

Den Papierweg kannst du natürlich auch digital beschreiten und z. B. in Dropbox oder Google Drive entsprechende Verzeichnisse anlegen. Entscheide dich aber für eine der beiden Alternativen: Papier oder digital. Keinesfalls solltest du beides gleichzeitig nutzen. Das führt schnell ins Chaos und kann unglaublich viel Zeit rauben.

Wenn du den Papierweg wählst, drucke alle Belege aus, die du digital vorliegen hast. Nutzt du digitale Verzeichnisse, musst du alle Papierbelege scannen. Hebe trotzdem alle Belege im Original auf (also z. B. die E-Mail mit dem Rechnungsanhang).

 


💡 Tipp von Accountable: Mit unserer App digitalisierst du Papierbelege ganz einfach. Das lästige Umsortieren von Belegen entfällt. Und du hast immer einen Export als xls mit pdf-Belegen zur Hand.


 

2. Nutze die Absetzbarkeit geschäftlicher Kosten

Als Selbständiger musst du dich um vieles selbst kümmern. Gleichzeitig hast du aber auch mehr Möglichkeiten Steuern zu sparen. 

Vorsteuer: Das ist die Umsatzsteuer, die dir in Rechnung gestellt wird. Und die bekommst du als normaler Unternehmer vom Finanzamt zurück. Hier gibt es natürlich Ausnahmen. Kleinunternehmer erhalten die Vorsteuer z. B. nicht erstattet.

Einkommensteuer, Soli & Gewerbesteuer: Diese Steuern hängen von der Höhe deines Gewinns ab. Je höher der Gewinn, desto höher der Steuersatz. Je mehr du also verdienst, desto weniger bleibt am Ende übrig, zumindest prozentual gesehen. Aber das kann man nutzen und mit Betriebsausgaben jede Menge Geld sparen. 

👆 Beispiel:

Marie arbeitet als Designerin und hat einen Gewinn von 40.000 Euro jährlich (Grenzsteuersatz: 40%). Sie kauft sich eine Kamera für 500 Euro. Das bekommt sie von der Steuer zurück:

Umsatzsteuer 80 Euro + Einkommensteuer und Soli 168 Euro + Steuervorteil 248 Euro

 


💡Tipp von Accountable: Als Selbständiger gibt es eine ganze Reihe geschäftlicher Kosten, die du steuerlich geltend machen kannst (und solltest). Niemand hat immer alle Detail-Regeln zu Steuern im Kopf, daher haben wir in der Accountable App die gesamten Steuerregeln hinterlegt. So bekommst du zu jeder Ausgabe den passenden Steuertipp zeitnah serviert und ärgerst dich nicht am Ende des Jahres über verpasste Steuersparpotentiale.

👉Du kannst auch in unserer “Steuerspar-Suchmaschine” direkt nach den Ausgaben suchen, die dich interessieren.


 

 3. Ziehe die Kosten für Dein Home Office ab 

Diese Regeln kennen die meisten: Wenn du im Home Office arbeitest, kannst du die Kosten anteilig zur Gesamtwohnfläche absetzen. Aber nicht jeder kann sein Arbeitszimmer steuerlich geltend machen, denn die weiteren Voraussetzung sind steinig:

  • Es muss sich um einen abschließbaren Raum handeln. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer geht also nicht.
  • Der Raum muss fast ausschließlich beruflich genutzt werden. Eine Schlafcouch ist da schon ein Problem.
  • Das Arbeitszimmer muss der Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit sein. Ansonsten sind die Kosten nur bis zu 1.250 Euro im Jahr abziehbar – und auch nur dann, wenn für eine bestimmte Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz genutzt werden kann. Sobald du im Co-Working arbeitest, sind Kosten für ein Home Office also nicht abziehbar. Oder?

Und nun drei Tipps, die du vielleicht noch nicht kanntest:

👫 Auch wenn du ein Schreibtisch im Co-Working nutzt, kannst du Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer bis 1.250 Euro im Jahr abziehen. Denn jeder Selbständige hat vertrauliche Tätigkeiten, die man besser in den eigenen vier Wänden ausübt: Buchhaltung und Steuern.

💼 Die strengen Regeln zum häuslichen Arbeitszimmer gelten tatsächlich nur zu Hause. Ein externes Büro ist also abziehbar, wenn es beruflich genutzt wird. Dabei muss das externe Arbeitszimmer noch nicht einmal weit von der Wohnung entfernt sein. Ein Büro im Nachbarhaus ist ok.

🎨 Übst du ein kreativen Beruf aus? Ein Studio in deiner Wohnung (z. B. für Fotoshootings) kannst du steuerlich absetzen. Denn ein Studio gilt nicht als Arbeitszimmer.

 

4. Vergiss nicht den Abzug aller Arbeitsmittel

🖥 Du hast keinen extra Raum für dein Home Office? Deine Arbeitseinrichtung ist trotzdem absetzbar. Arbeitsmittel wie Computer, Schreibtisch, Regale oder Bürostuhl können auch dann abgezogen werden, wenn sich die Arbeitsmittel in deiner Wohnung befinden.

⚠️ Ein Arbeitsmittel, das ohne Umsatzsteuer höchstens 952 Euro kostet, kannst du im Anschaffungsjahr in voller Höhe absetzen. Bei höheren Kosten musst du die Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer aufteilen (hier ist die offizielle Liste).

 

5. Bilde Dich weiter und spare Steuern

👩‍💻Kosten für die berufliche Weiterbildung sowie Trainings sind absetzbar, solange es dir hilft Einkommen zu generieren.

🇩🇪 Arbeitest du als Expat in Deutschland? Der Deutschunterricht kann eine Geschäftsausgabe sein.

💡 Alle Kosten im Zusammenhang mit diesen Ausgaben sind abzugsfähig: Vergiss die damit verbundenen Reisekosten, Verpflegungsmehraufwendungen, etc. nicht.

 

6. Mindere die Steuern mit Verpflegungsmehraufwendungen

💻 Du bist mehr als 8 Stunden pro Tag bei Kunden vor Ort? Du kannst für Einsätze vor Ort beim Kunden, die länger als 8 Stunden dauern, den Verpflegungsmehraufwand als Pauschale i.H.v. 14 EUR (bis 2019: 12 EUR) geltend machen.

✈️ Vergiss den steuerfreien Verpflegungsmehraufwand nicht, wenn du auf Geschäftsreisen bist. Für Reisen außerhalb Deutschlands gibt es Tagespauschalen von bis zu 62 EUR pro Tag (z.B. London).

 

7. Spare Steuern mit Reisen & Bewirtungen

🚎 Hast du eine Monatskarte? Eine Monatskarte kannst du steuerlich absetzen, wenn dies unter dem Strich günstiger wäre als die Anzahl der Einzeltickets für geschäftliche Reisen (z.B. für Kundenbesuche).

🚌 Das gleiche gilt auch für die Bahncard. Wenn du über das Jahr bei beruflichen Zugfahrten so viel durch die Bahncard sparst, dass sich der Kauf rentiert, dann ist der Anteil privater Fahrten irrelevant und die Bahncard voll abziehbar.

🍽 Für Geschäftsessen in Restaurants, Hotels etc. dürfen nur 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist in voller Höhe als Vorsteuer abzugsfähig. Die Bewirtung in den eigenen vier Wänden ist nicht abzugsfähig.

 


💡 Tipp von Accountable: Das Finanzamt achtet darauf, ob die Bewirtung angemessen ist. Diese Angemessenheit hängt auch von Größe, Umsatz und Gewinn des Unternehmens ab. Vereinfacht gesagt: Achte darauf, dass deine Bewirtungsaufwendungen plausibel sind. Ein Verkäufer im Außendienst hat sicher höhere Bewirtungsaufwendungen als ein Softwareentwickler. Aber auch ein Softwareentwickler kann seine Kollegen oder Geschäftspartner einladen und dadurch leichter weitere Aufträge erhalten.

👌 In der Accountable App wirst du automatisch darauf hingewiesen, wenn du hier den angemessenen Betrag überschreitest oder ob du noch weitere Bewirtungen machen könntest.


 

8. Achte auf Steuervorauszahlungen 

Steuervorauszahlungen können sich zur Liquiditätsfalle entwickeln und im schlimmsten Fall zur Insolvenz.

 

👆Beispiel: 

Ben ist Softwareentwickler und seit 2018 selbständig. Er hat damals seine Steuernummer beantragt und erst einmal niedrige Einkünfte angegeben. Das hat auch soweit funktioniert und er musste nur sehr geringe Steuervorauszahlungen leisten. Allerdings hat sich das Business von Ben sehr gut entwickelt. Im Herbst 2019 kommt der Schock: Ben muss 10.000 Euro für 2018 zahlen und noch einmal 10.000 Euro als nachträgliche Vorauszahlung für 2019.

Diese oder ähnliche Situationen erleben Selbständige sehr häufig. Steigen die Einnahmen sehr stark an, erhöhen sich erst nach einer Weile die Steuervorauszahlungen. Man muss also selbst daran denken, Geld für die Steuern zurücklegen.

💡 Tipp von Accountable: Prüfe regelmäßig wie sich die Einkünfte entwickeln und rechne dir die mögliche Steuernachzahlung aus. Januar ist ein guter Zeitpunkt, sich das vergangene Jahr anzusehen. Sollte sich dann herausstellen, dass eine hohe Nachzahlung droht, hast du noch genug Zeit, Geld anzusparen. Denn die Steuererklärung muss erst bis zum 31.07. eingereicht werden. Mit Steuerberater kann die Abgabefrist sogar bis Ende Februar des Folgejahres verlängert werden (die Steuererklärung für 2020 muss also bis zum 28.02.2022 eingereicht werden).

 

9. Sorge heute für die Zukunft vor

Viele freuen sich über die Zahlungseingänge und denken nicht daran, dass man als Selbständiger auch selber für die eigene Altersvorsorge verantwortlich ist. Die Form ist grundsätzlich dir überlassen. Du solltest nur früh anfangen, etwas zu Seite zu legen. Steuerlich begünstigt sind zum Beispiel Rürup-Pläne. Aber vielleicht kannst du auch in die Künstlersozialkasse einzahlen und so sehr viel Geld sparen?

💡 Tipp: Informiere dich frühzeitig über deine Altersvorsorge. Die Beiträge, die erforderlich sind, um im Alter ohne Arbeit auszukommen, sind meistens höher als man denkt.

  


💡Tipp von Accountable: Falls du noch weitere Informationen zu Steuerthemen benötigst, suche einfach danach in unserer “Steuerspar-Suchmaschine” oder kontaktiere uns hier im Chat.


 

Andreas Reichert, Steuerberater & Software-Entwickler
Andreas Reichert, Steuerberater & Software-Entwickler

Mehr als 15 Jahre Berufserfahrung in der Beratung von Selbständigen. Weitere Erfahrungen als Entwickler von Steuersoftware bei Wolters Kluwer und als Projektleiter bei KPMG. Andreas ist außerdem Mitgründer der digitalen Steuerberatung Felix1.

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