Verpflegungsmehraufwand: Verpflegungspauschalen für Selbstständige

Für zahlreiche Freelancer:innen gehören Geschäftsreisen im In- und Ausland zum beruflichen Alltag dazu. Viele unterschätzen jedoch, wie viel Steuern sie bei einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung einsparen können. Wir verraten dir, wie du als Freiberufler:in die Verpflegungspauschale nutzen kannst – und auf diese Weise Geld vom Finanzamt zurückerhältst.

Verpflegungsmehraufwand: Das solltest du wissen

Auch wenn das Prozedere für Freiberufler:innen etwas komplexer ist, als klassische Arbeitnehmer:innen, die während der Geschäftsreise einfach nur alle Belege sammeln und diese später dem oder der Arbeitgeber:in aushändigen müssen, lohnt sich eine Reisekostenabrechnung für Selbstständige immer – Stichwort: „Verpflegungspauschale“.

Als Geschäftsreise sind nicht nur Auswärtstätigkeiten für oder bei Kund:innen definiert, sondern auch Messen, Fortbildungen und grundsätzlich alle auswärtigen Termine, die dem beruflichen Vorankommen dienen. Die hierbei entstehenden Kosten kannst du im Rahmen deiner Steuererklärung geltend machen – und zwar nicht nur die Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten, sondern auch die Ausgaben für deine Verpflegung. Die Pauschale, von der du hierbei profitierst, nennt sich Verpflegungsmehraufwand. 

Die Idee dahinter: Da du auf einer Geschäftsreise nicht die Möglichkeit hast, dein Essen am heimischen Herd zuzubereiten, bist du dazu gezwungen, Restaurants, Cafés, Bäckereien oder Ähnliches aufzusuchen und somit Mehrkosten in Kauf zu nehmen. Um für eine finanzielle Entlastung zu sorgen, greift bei einer Geschäftsreise die Verpflegungspauschale.

Eine nicht unbedeutende Konsequenz aus der Verpflegungspauschale ist, dass du nicht mehr dazu verpflichtet, sämtliche Belege zu sammeln, die du in Restaurants, an Raststätten oder Imbissbuden erhältst.

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Das sind die Verpflegungspauschalen für deine Verpflegungsmehraufwendungen

Verpflegungspauschale im Inland 

Die Verpflegungspauschale unterliegt mittlerweile einer zweistufigen Staffelung: Sofern du im Rahmen einer auswärtigen Tätigkeit im Inland mindestens 8 Stunden von deiner regelmäßigen Arbeitsstätte entfernt tätig bist, beträgt die Pauschale 14 Euro. Bei auswärtigen Aufenthalten von mindestens 24 Stunden liegt der Betrag bei 28 Euro. Für An- und Abreisetage berechnest du jeweils 14 Euro.

Verpflegungspauschale im Ausland 

Bei Auslandsreisen gelten hingegen andere Verpflegungspauschalen – abhängig vom jeweiligen Land, in das du reist. Teilweise unterscheidet der Gesetzgeber sogar nach Regionen innerhalb eines bestimmten Landes. Und: Die Pauschalen ändern sich regelmäßig. Wer eine Geschäftsreise ins Ausland unternimmt, sollte sich daher immer im Hinblick auf die aktuellen Pauschalbeträge informieren. Auf der Website des Bundesfinanzministeriums findest du stets die gegenwärtig gültigen Beträge.

Etwas komplizierter gestaltet sich die Reisekostenabrechnung, wenn du beispielsweise ein Hotel inklusive mehrerer Mahlzeiten gebucht hast. Für das Frühstück werden 20 Prozent von der 28 Euro betragenden Tagespauschale abgezogen, bei einem Mittag- oder Abendessen sind es 40 Prozent. Voraussetzung ist natürlich, dass die Mahlzeiten in der Hotelrechnung ausgewiesen sind.

Abgezogen werden auch Mahlzeiten, die man auf Kongressen, Schulungen oder dergleichen ohne Aufpreis erhält, und solche, zu denen man eingeladen wird. Hierbei spielt es übrigens keine Rolle, ob die Einladung geschäftlicher oder privater Natur ist. Das bedeutet: Auch wenn dich ein Freund oder eine Verwandte zum Mittagessen einlädt, der zufälligerweise in der Stadt lebt, in der du einen Geschäftstermin hast, musst du von der Verpflegungspauschale streng genommen 40 Prozent abziehen. Fällt die Summe der Kürzungen größer aus als die für den jeweiligen Tag gültige Pauschale, werden grundsätzlich 0 Euro berechnet – ins Minus gehen die Beträge grundsätzlich nie.

Um zu veranschaulichen, wie die Berechnung der Verpflegungspauschale bei einer Geschäftsreise in der Praxis funktioniert, haben wir zwei Beispiele für dich aufbereitet:

🚉 Die freiberuflich tätige Redakteurin Tina reist zu einer Fortbildung von München nach Berlin. Ihre Bahn fährt um 17 Uhr ab. Gegen 21 Uhr kommt Tina in Berlin an und sucht direkt ihr Hotel auf. Am nächsten Morgen nimmt sie das in der Buchung inkludierte Frühstück in Anspruch, besucht die Fortbildung, wo sie auch ein kostenloses Mittagessen erhält, und findet sich abends wieder im Hotel ein. Nach einer weiteren Übernachtung frühstückt Tina am nächsten Morgen im Hotel und macht sich anschließend auf den Weg zurück nach München. Im Hinblick auf die Verpflegungspauschale ergibt sich aus dieser Geschäftsreise folgende Rechnung:

Tag 1: Anreisetag → 14 Euro Verpflegungsmehraufwand

Tag 2: Kompletter Tag → 28 Euro Verpflegungsmehraufwand abzüglich 20 Prozent für das Frühstück und 40 Prozent für das Mittagessen

Tag 3: Abreisetag → 14 Euro Verpflegungsmehraufwand abzüglich 20 Prozent für das Frühstück

Rechnung: 14 + 28 – 5,60 – 11,20 + 14 – 5,60 = 33,60

Folglich kann Tina einen Betrag von 33,60 Euro als Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend machen.

🚉 In einem zweiten Beispiel reist der freiberuflich tätige IT-Experte Martin um 8 Uhr morgens mit der Bahn von Köln nach Frankfurt. Am Mittag wird er von seinem Auftraggeber zum Essen eingeladen, bevor er sich um 15 Uhr in dessen Büro einfindet, um sich mit ihm über ein geplantes Projekt auszutauschen. Gegen 19 Uhr fährt Martin zurück nach Köln, wo er am späten Abend ankommt. Insgesamt dauerte die auswärtige Tätigkeit rund 15 Stunden. Hieraus ergibt sich folgender Verpflegungsmehraufwand:

Rechnung: 14 – 5,60 = 8,40

Somit kann Martin einen Betrag von 8,40 Euro als Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend machen.

Tipp: In einem weiteren Beitrag zeigen wir dir, wie du deine Reisekosten abrechnen kannst.

Vorteile der Verpflegungspauschale für Selbstständige

Du siehst: Den Verpflegungsmehraufwand in deine Reisekostenabrechnung zu integrieren kann zwar etwas aufwendiger sein, wird dich als Freiberufler:in aber in finanzieller Hinsicht spürbar entlasten. Denn, besuchst du regelmäßig Messen oder Fortbildungen oder bist du ganz einfach branchenbedingt häufig unterwegs, können die Summen, die du steuerlich geltend machen kannst, schnell ins Dreistellige gehen. Ein weiterer Vorteil: Das lästige Sammeln von Belegen fällt weg.

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